情報共有のブログ記事

　前回までで、情報発信の仕組みまで紹介しました。発信の仕組みは、システム的なものだけでなく、発信者へのインセンティブ（やる気を出させるもの）も組み込むことが重要だと理解していただいたと思います。さて、次はいよいよ利用者に対する仕組みづくりです。

　前回までで、自社情報の棚卸しと共有メリットが明確になったとします。つまり、メリットを生み出す必要な情報を、必要な分だけ共有できる仕分けができた状態です。今回は、その情報入力を発生させるための仕組みづくりをお話します。

　前回、自社のＩＴ成熟度（ＩＴをどの程度利活用できているか）によって、共有方法の仕組みづくりや導入ステップに違いが出るという説明をしました。自社のＩＴ成熟度をきちんと判断するのは難しいですが、目安を設けることで導入時の混乱を最小限にすることはできると思います。今回は、情報共有の基になる、自社情報と共有の意味についてお話したいと思います。

　今回は、一歩踏み込んで、より効果的に情報共有を成功させるための環境づくりの話をします。

　前回は、「会社の雰囲気作りと経営方針の見直し」を行い、情報共有の基盤づくりを目指す話をしました。物理面ではなく精神面での整備が大切です。

　さて、基盤がある程度出来たら、次は、利用しやすい環境を創り出すことです。

　前回、「情報共有の失敗する理由」として下記の５つを挙げました。
　
　１．情報共有が会社風土になじまない。
　２．利用しやすい環境になっていない
　３．情報共有で解決すべき問題点が見えていない
　４．発信側を作り出す仕組みがない
　５．コミュニケーション環境ができていない。

　今回から、何回かに分けて、情報共有を成功に導くためのポイントを紹介します。

　会社の情報共有が重要だといわれて久しいですが、なかなかうまくいっているという話は聞きません。むしろ、グループウェアやナレッジマネージメントソフトを入れたのにちっとも成果が出ないと嘆いている方が多いです。なぜでしょう。

　いろいろな問題点がありますが、以下の５点に集約されると思います。

　会社でＩＴ化を進めるに当たり、まず要望されるのが「情報共有」です。一昔前までの主流は、業務効率化や定型業務の自動化というＯＡ化でしたが、最近はこのステップの話はほとんどでてこず、ＩＴ化のキーワードである「情報共有」ばかりです。（個人的には、ＯＡ化ができていない環境でのＩＴ化は無理だと思います。が、この点を最初に説明しても理解してもらえないのでいつも苦労します。）よくある要望として、

　「現場の情報を本社で見られるようにしたい」
　「よく使う書類を同じ場所から取り出せるようにしたい」
　「過去の資料を容易に検索して利用できる仕組みを作りたい」

等があります。もちろん、これらはＩＴ化を行うことで実現可能なことなのですが、