データ活用のブログ記事

　前回に引き続き、ファイリングについて補足的な説明をします。

　前回、基本的なルールは説明しましたので、今回は補足的なお話をします。

　前回、ファイリングとは「書類の作成から分類・整理して保管し、期間が過ぎれば破棄するという書類運用のしくみ」ということで、中核になるパイプ式ファイルの作業的なポイントについてお話ししました。

  今回は、ファイリングの基本ルールについてお話しします。

　世の中、電子化は進んでも、なかなか紙データはなくなりません。むしろ、安易に印刷できるせいで増えたのではないでしょうか？また、以前は請負金とファイルの厚さは比例しており、１００万円で１ｃｍと言われたこともありましたが、今やＩＳＯやら法律強化やらで、請負金に関係なく、かなりの厚さの書類を要求されることがあります。紙データ管理がきちんとできず、困った状態になっている会社が多いのではないでしょうか。今回から紙データの管理、いわゆる「ファイリング」について何回かに分けお話しします。

　今回の話は、少し難しいかもしれませんが、会社を存続するためには非常に大切なことです。よろしくお願いします。

　以前、ＯＪＴの話をしたときに「暗黙知」と「形式知」の話をしました。これはハンガリーの哲学者マイケル・ポランニーが提示した言葉ですが、「暗黙知」とは経験や勘に基づく知識のことで、言葉などで表現が難しいもの。「形式知」は文章化、図表化などによって説明、表現できる知識を指します。

　建設業に限らず多くの経験産業では、暗黙知を形式知にする試みがなされてはいるものの、うまくいっていません。特に日本では、「あうんの呼吸」「師匠の技は盗め」的な部分が根強く、形式知を嫌う風潮も少なくありません。

　

　電子認証、電子調達と少し脱線しましたが、今回から、また電子データの利活用に戻ります。さて、作成・管理・保存のルールをお話しましたので、いよいよ利用についてのルールです。

　利用ルールといっても難しいことではありません。大事なのは、

　・既存データを壊さないようにする。
　・利用したことを記録に残す。
　
以上の２点です。この２点についてお話します。

 

　長期休暇前によく受ける相談に、電子データの保存法つまりバックアップについての質問があります。今回は、この話題について詳しくお話ししましょう。

　

　ＰＤＦの紹介をした際に、紙データ電子化の話に触れました。　今回は、もう少し掘り下げてお話したいと思います。

　前回の「電子データ管理ルール」、前々回の「電子データ作成ルール」策定を無事にクリアし、運用を始めたとします。次第にデータが蓄積されてくると、求める資料を得るのに時間がかかるようになるでしょう。最初は、担当者への電話で済んでいたものが、時間がたつにつれ担当者の記憶もあいまいになり、担当者の所属が別工事に変わって、連絡が取りづらくなったりします。そうこうするうち、集めたデータが利用されにくくなり、結局、集めるだけが目的の困ったシステムになってしまうのです。

　前回の作成ルールに続き、今回は管理ルールのポイントをお話します。

　管理で一番大事なことは、
　
　・どこに
　・だれが
　・いつまで
　
管理するかです。

　前回は、電子納品のまとめとして、どのようなものが再利用しやすいかをお話しました。具体的には、

　・施工計画書
　・図面
　・実施工程表
　・打合記録

の４点でしたが、これらを作成・利用するための手順などを更に詳しく見ていくことにします。

まず、今回は作成について。