ＩＴ活用のブログ記事

　企業での情報量が増えるにつれて、バックアップなどのデータ管理やハード・ソフト管理などの重要度が高まっています。しかし、中小企業では、専任者を置く余裕がないため、パソコンが得手な人間がボランティアでシステム管理をして、トラブルにはその限られた知識で対応し、うまく対応できないまま日々をすごしているとい
う状況が多いのではないでしょうか。そこで最近新聞や雑誌をにぎわしているのがＳａａＳ（サース：Software as a Service）と呼ばれているネットサービスです。今日はこのＳａａＳについて少しお話をします。

　ＩＴ活用の進め方の最終回です。今までのステップで目的が明確になり、業務手順も明らかにでき、成熟度も把握した上で教育体制も整った状態になるはずです。外堀はほぼ埋まった状態です。あとは、本丸を攻めるだけでしょうか？

　まとめの意味もこめて、営業情報の共有を例に流れを確認してみましょう。

 

　前回に引き続き、ＩＴ活用の進め方について述べます。お話してきたように、ステップを踏むことにより、目的がはっきりして業務手順も明らかにできたとします。

　もちろん、業務そのものも最適化、標準化され、ＩＴ化しやすい状況になっていなければなりません。この状態ではじめてＩＴ化のスタートラインに立てたことになります。逆にいうと、この状態になる前にＩＴ化をスタートさせたとしたら、確実に無駄な投資が発生することになるでしょう。

　さて、スタートラインにたった状態で行うべき次のステップは、自社の成熟度レベルの把握です。今まで業務の視点を中心にお話していましたが、ここからは社内のＩＴ活用の視点も加えて見ていくことになります。成熟度診断にはいろいろなものがありますが、簡易なものをご紹介しましょう。

　前回、ＩＴ活用の目的をしっかり持つためには問題点を明確にすることが肝要というお話をしました。目的をしっかり持たねば、ＩＴ導入が目的になってしまい、導入完了後は知らんふりという、ベンダーさんだけが喜びそうな結果が待っています。

　さて、目的が明確になったとして、次は業務手順の確認についてですが、ここにも大きな壁があります。
　多くの会社では、属人的な業務がはびこっています。ＩＳＯ９００１取得企業ですら、全業務を対象にしているわけではないので、問題を抱えている場合が少なくありません。ＳＯＸ法導入に伴い見直しをかける企業も増えつつありますが、あくまで上場企業スタートですので、関連企業としての中小企業まではなかなか及ばないでしょう。

　まずは業務のたな卸しです。目的の対象となる業務に絞ってから関連業務を洗い出すことが大切です。そして、例外処理をどこまでシステム化するのか、そもそも今の業務があるべき姿なのかを考え直すことも必要です。

　

　前回、ＩＴ活用の基本として「ＩＴは道具である」という心構えをお話しました。また、その考えを社員全員に受け入れてもらうには、時間をかけて業務改善と意識改革を進めていく必要があることを述べました。

　今回は、心構えができている（もしくは準備し始めた）段階であることを前提に、ＩＴ活用をすすめるためのポイントをお話します。

　それは、つまり目的を明確にすることです。それも会社全体での目標と整合性がとれていることが肝要です。部分的な業務改善をあっちこっちバラバラの方向でやっていると、効果がでないどころかお互いのシステムで足の引っ張り合いになるおそれもあります。

　

　前回、ＩＴ活用が失敗する理由として、５段階に分けてそれぞれの理由をお話しました。具体的には

　１．目的が明確でない
　２．業務手順が明確でない
　３．業務手順の見直しがない
　４．自社のＩＴレベルを履き違えている
　５．語句や意味の統一ができず、部分最適になっている

です。ＩＴインフラ（ＬＡＮやインターネット、パソコン）は、世界レベルでもかなり進んだ環境でありながら、業務効率やＩＴ活用度は落第生状態なのです。

　今回から何回かにわたって、ＩＴ活用レベルを上げ、業務改善を進めるにはどのようにすべきかをお話していきます。

　

   「ＩＴ活用がうまくいかない」、「世界的に見て日本のＩＴ活用レベルは低い」などの声が、新聞を賑わしています。実際、様々な分野において、日本はアジア諸国に追いつかれ、追い越されています。少子高齢化が進む中、ＩＴ活用は今後ますます重要視されていくでしょうが、このままでは勝ち目がありません。

　今回は、私がいろいろな企業を訪問し聞いてきた中から、共通すると思われる「ＩＴ活用の失敗理由」を述べます。活用レベルの低い状態から順に、挙げてみました。（最初のほうほど、問題が大きいと言えます。）自社の状況がどこに当てはまるかを考えてみてください。