業務改善のブログ記事

　以前、パソコンの４Ｓのお話をしました。今回は業務の４Ｓについてお話をします。
 

　経営資源をしっかり管理することは、経営上とても重要です。所有している資源を最大限活用することが売上をのばし、利益を大きくするからです。
 

　前回、「見える化」の進み方の５つ目のステップとして、管理指標を用いた進捗測定と効果測定のお話をしました。得られた結果は

　・実行の際の管理指標
　・指標の測定基準

の２点です。今日は、いよいよ最後のステップです。
 

　前回、「見える化」の進み方の４つ目のステップとして、ギャップ分析を行ったのち、根本原因の追究と対策立案のお話をしました。得られた結果は

　・根本原因の明確化
　・あるべき姿への対策立案

の２点です。今日は、次のステップをお話しします。

　前回、「見える化」の進み方の３つ目のステップとして、目標の設定とスケジュール（期限）の設定のお話をしました。得られた結果は

　・目標設定によるあるべき姿の共有
　・目標実現のための期限とスケジュール

の２点です。今日は、次のステップをお話しします。
 

　前回、「見える化」進行の２つ目のステップとして、現状と問題の細分化・分類のお話をしました。（「属人化の排除」を目的とした例で話を進めています）前回までで得られた結果は、

　・現状の業務の一般部分と特殊部分の区分け
　・課題の分類によるグループ化

の２点です。今日は、次のステップです。

　前回、「見える化」の推進について、「属人化の排除」を目的とした例で話を勧めました。最初のステップは現状分析であり、そこで得られた結果は

　・現状の業務の流れ
　・属人化の問題点

の２点です。今日は、次のステップをお話しします。

　以前、「見える化」自身は目的ではなく、手段であると述べました。そして、「見える化」を手段とする例として、６つの目的をあげました。

１．属人化の排除
２．ムリ・ムラ・ムダの排除（定量的な問題・課題）
３．定性的な問題・課題の認識
４．分業化・統合
５．ＩＴ活用への布石
６．情報共有

　今回は、これらの目的を達成するため、どのような流れで「見える化」を進めるかをお話しします。わかりやすいよう、属人化の排除を例に話していきますが、他項目においても大きな流れは同じですので、全体像を把握していただきたいと思います。

　前回、「見える化」の勘違いと題して、「見える化」の問題点をお話ししました。結局、「見える化」は手段です。何かの目的がなければやることすら意味がありません。今回は、「見える化」が有効な手段となるような目的を、いくつかまとめてみました。

　ＩＴ活用による「見える化」が真っ盛りです。「激動する経済環境や社会情勢に対応するため、迅速な現状理解・判断が必要不可欠です」といった文言が、あちらこちらでうたわれています。確かに、この言葉は正しいのです。成功事例を色々紹介され、ＩＴシステム導入によるメリットを強調され、その気になっている経営者も少なくありません。

　しかし、導入すれば全員が成功するのでしょうか？答えはＮＯです。知らず知らずのうちに、勘違いをしているからです。今回は「見える化」のよくある勘違いについてお話します。

　以前、はかり方をいろいろな視点でみることが大切であると述べましたが、それは定性的な見方と定量的な見方という概念でした。今回はもう少し具体的な視点から、お話したいと思います。

　ＰＱＣＤＳＭＥ

をご存知ですか？建設業の方であれば、ＱＣＤＳといったほうがピンとくるかもしれません。業務を潤滑に遂行するために意識すべき視点としてよく言われるものです。以下、具体的にお話しましょう。

　前回、「ＱＣ７つ道具」と呼ばれるものを紹介しました。これは、数値が測定できる定量的な指標に適用できるものです。しかし、業務改善は必ずしも定量的でないもの、いわゆる定性的なものもまとめていかなくてはいけない場合があります。今回は、そのような時に使える「新ＱＣ７つ道具」をご紹介します。（ただし、７つのうち、２つは定量的なものです。）

　エクセルでできるグラフを中心に、様々なグラフの紹介をしてきました。グラフは端的に物事を伝えることが出来ますし、多くの方に短時間で一定の情報を伝えるには、必要不可欠だと思います。

　さて、今まではできがった指標をまとめるという視点からグラフを紹介しましたが、今回はもう少し上の視点に立ち、業務改善で活用したい図表をご紹介します。ＱＣ７つ道具と呼ばれ、７つの図表によって、さまざまな品質管理を支援するものですが、業務改善にも使えます。

　前回、よく使う以下の４つのグラフの役割を紹介しました。

・円グラフ
・折れ線グラフ
・棒グラフ
・散布図

　上記の４つのグラフを使えば、大抵の管理指標は表現することができると思いますが、もう少し最適なグラフを知りたいとのリクエストで、今回はさらにいくつかのグラフについて紹介します。なお、これらのグラフはすべてエクセルで表現できるものです。

　前回、業務改善のみせ方として、指標のまとめ方についてお話しました。何らかの加工（換算、比較、集計、関連等）をほどこすことで無味乾燥したデータが生きた情報に生まれ変わるのです。

　さて、今回は、この生きた情報をよりよくみせるグラフの使い方の基本についてです。

　まずは、よく使われるグラフの種類と役割です。主なものは、円グラフ、折れ線グラフ、棒グラフ、散布図の４つです。当然、それぞれに適した役割があり、表現したい目的に合致しないグラフは、せっかくの生きた情報を殺してしまいます。それぞれの役割を把握しましょう。

　前回、業務改善のみせ方として、「見せ方」「診せ方」「魅せ方」について述べました。その中で特に、改善状況がわかるものとして「指標」を取りあげ、みんなが見たいと思う工夫をしましょうという話をしました。

　今回は、その指標のみせ方の工夫として、指標のまとめ方についてお話します。

   前回・前々回では、業務改善のはかり方として、視点の持ち方とはかるタイミング、方法についてお話しました。今回、はかった指標のみせ方についてお話します。

　「みせ」方とひらがな表記にしたのは、「見せ方」であるだけでなく「診せ方」であり、「魅せ方」だからです。第一に情報を皆で共有するための「見せ方」、改善状況の診断をしてもらうための「診せ方」、さらに、業務改善の関係者だけでなく直接には関与しない社員にも改善の魅力を伝えるための「魅せ方」と３種類の意味をもつ持つと捉えます。
  せっかくはかった指標を活かす「みせ」方を、きちんと準備することが大切です。

　前回は指標の設定における２つの視点についてお話しました。
具体的にいうと、

・数値で表せるものと表せないもの
・ある期間の終わりでの指標とその途中での指標

です。今回は、はかるタイミングとはかったものの記録方法についてお話します。
 

　今まで十数回にわたり、業務改善のはじめかたや育て方、探し方をお話してきました。業務改善を探して、はじめて、育てるという一連の流れのヒントが提供できたのではと思います。

　今回は、改善の進捗を目に見える形にする方法についてです。つまり、業務改善の測りかたです。このはかりかたには大きく２つの視点があります。

　

　今回は、ＩＴ活用に視点を置きます。今まで、あえてＩＴ化というキーワードを避けてきました。それは、先にＩＴ化を意識すると、業務の本質を見ることなく効率化や省力化のみにとらわれてしまうからです。

　とはいえ、ＩＴ化なしには効果的な業務改善ができないのも事実。しっかりと業務を見直した上で、必要に応じたＩＴ化を図ることが大切です。（番号は前号からの続きです。）

 

　業務改善すべき箇所を探す方法についての２回目です。業務改善の探すときに、今まで当たり前だと思っていたことが本当に当たり前なのかと考えることが大切です。「習うより慣れろ」という言葉がありますが、業務改善ではこれは間違いです。習えるような形になっていないものは「あやしい」と思いましょう。番号は前号からの続きにしています。
 

　これまで、業務改善のはじめかた（全3回）と業務改善の育て方（全７回）で、業務改善に対する基礎知識をお話してきました。

　今回からは、基礎知識を踏まえ、業務改善すべき箇所を探す方法について述べたいと思います。

 

　今回は、会議についてお話します。会議は、業務改善の対象として最も効果が上がりやすいものですが、意外と手つかずです。というのも、関係者の力関係がはっきりしており、トップが変えようとしない限りなかなか触れられないからです。

　それでは、トップが言わないとだめなのか？そうではありません。工夫次第で、改善の効果をトップに伝えることができます。自分が主催できる会議に適用すれば効果は大きいでしょうし、その実績をもって上に提案することが可能になります。
　では、会議を実りあるものにする５つのポイントをお話しします。

 

　前回、オフィスの環境改善（空間の改善）についてお話しました。今回は、時間の改善、つまりワークフロー管理がテーマです。

　個々のスケジュール管理については、
「工程管理はしっかりしているぞ！」「自分のスケジュールは頭に入っている」
という声が聞こえてきそうですが、スケジュール共有に関しては、できているという声はあまり聞こえません。つまり、部署や現場をまたぐ業務の流れ（ワークフロー）管理ができていないのです。

　たとえば、現場単位での工程管理はできているとしても、複数現場を見通して工程管理している方はいるでしょうか？
　

　さて、「業務改善の育て方」も５回目になりました。今回は、業務改善をサポートする周辺環境、つまりオフィス環境の改善がテーマです。

　前回、席替えの効果について述べましたが、座るところが変わるだけでは効果のほども半減です。席替えする以上、いろいろ見直しをしてからでなくてはいけません。

　それは、オフィスの２Ｓ（整理整頓）です。

 

　前回は、返事に期限を設けるワンデーレスポンスの話をしました。もちろん、メールやグループウェアなどＩＴツールを使うと効果的なのはいうまでもありません。

　今回は、業務改善の最大の敵である抵抗勢力についてお話したいと思います。一口に抵抗勢力といっても、いろいろな方がいらっしゃいます。よくある３つのタイプを考えてみます。

１．業務改善で慣れた手順がなくなる
２．業務改善で自分の地位や権限がなくなる
３．業務改善で自分の仕事がなくなる

　では、順に傾向と対策を見ていきましょう。

　

　前回、業務改善を進めるにあたっては、以下の３つを念頭においての意識改革が必要であるとお話しました。

１．参加意識をもたせる（明日は我が身）
２．お客様への意識をもつ（業務はみんなつながっている）
３．コミュニケーションを増やす（世界はひとつ）

　意識改革を進めながら次に行うべきは、期限改革です。何事にも期限を切る。それも大きな期限でなく、小さく期限を切って相手や周りに周知徹底します。これが業務改善を育てるにあたって必要であり、当たり前のことですが、できていない企業がとても多いのです。

　前回業務改善の育て方として、下記の３つの条件の下にプロジェクトチームをつくり、進めていくことをお話しました。

１．小さなテーマ
２．複数部署
３．社長宣言

　これらには経営陣が深く関わる必要があり、経営陣の協力なしに成功はありません。しかし、当然のことながら、業務改善の主人公は社員です。社員が自主的かつ積極的でなければ、プロジェクトチームの解散と同時に業務改善も終了してしまうでしょう。そこで、業務改善の育て方の２つ目の重要な点として、意識改革を並行して行うのです。

　

　これまで３回にわたり、業務改善の始め方のお話をしました。
　
　・他社事例を学ぶ。
　・ブレーンストーミングを行う。
　・ＩＴ化は最後に行う。

　まだ他にも留意点はありますが、とりあえず始められる段階になったとして次のステップに入ります。今回から、業務改善の育て方をお話していきます。

　

　これまでに、業務改善のはじめかたとして、以下の２点をお話しました。

　・他社事例を学ぶ。
　・ブレーンストーミングを行う。
　
　今日は少し視点を変えて、必ず意識していただきたいことをお話します。
「ＩＴ化は最後の手段とし、安易に使わない」ことです。タイトルが「ＩＴでらくらく建設業」なのにそんなこと言うなんて？と言われそうですが、本当にらくをするには、無駄なＩＴをしないことも重要なのです。その理由を説明しましょう。

　

  前回、意識改善を始めること、そのためには他社事例を調べたり、見学したりすることを勧めました。もちろん、これだけで意識改善は図れません。漠然と「他社はいいなぁ」と思って終わりです。

　他社見学や事例調査と並行して行うべきなので、ブレーンストーミングを用いた会議です。テーマは業務改善であるのが理想ですが、まずはどんなテーマでもいいですから、話しあえる環境を作りましょう。そのためには、ファシリテーター（議題を促進させる人）が必要で。誰かをあちこち行われる講習会に参加させてもよいのですが、外部専門家に依頼することで一定の緊張感を出すことも必要でしょう。

　

　３回ほど前に「業務改善ができないのはなぜか」を取り上げました。ポイントをまとめると

・本当の問題意識が欠落している
・コスト意識を全社員でもっていない
・危機感が共有できていない
・業務改善のメリットがうけれない

の４つで、これらは単独ではなく複合して業務改善の大きな壁となっています。

　では、業務改善をするにはどうすればいいのでしょうか。今回は業務改善のはじめかたをお話します。

　

　景気は下向き、世界情勢はますます厳しい状態で、会社が生き残るためには効率よい業務が不可欠です。しかし、「言うは簡単だが行うは難し」なのがこの業務改善です。やればいいのにやれないのはなぜでしょう。

　多くの中小企業が業務改善の必要性を感じながらも、結果的に着手できていないのは、目の前の仕事を消化するので精一杯だからとよく言われますが、実際は違います。
　これから、私がいくつかの会社を訪問する中で感じた理由をお話しましょう。今回は、「意識」を中心に据え、問題点を述べます。

　

中小企業において、業務改善がうまく進まない理由の一つが、業務手順が明確でない・経験が暗黙知（形になっていない知識）であることを以前に述べました。この問題は、業務に対する意識改革なしでは解決しません。

　日本では、業務に対して感情論が大きすぎるように思います。
 

　IＴ計画策定で、業務プロセス（手順）が明確でないとワークフローシステムの導入は難しいと書きました。これはワークフローシステムに限ったことではなく、ＩＴ化を進める上で一番重要なのがこの業務プロセスの「見える化」です。

　中小企業で、システムの導入やシステム開発の相談を受ける際に、まずぶつかるのがこの業務プロセスについてです。会社全体のシステムや業務間連携が明確になっていないのはやむをえないにしても、業務プロセスが不明瞭なのは致命的です。
 

　業務の効率化を考えるとき、意外な盲点が会議です。
「そりゃ会議は業務ではないもの」、「営業会議は重要だからね」という方もいらっしゃるでしょう。いっぽう、会議の効率化を図るという名目で、テレビ会議や電子掲示板などＩＴ化の例も聞きます。
　しかし、思ったような成果が出ないことが多いようです。なぜでしょうか。

　そもそも、会議とは「関係者が集まって相談をし、物事を決定すること。」ですが、ちゃんとそのような会議になっているのでしょうか。報告事項を連絡し、それをただ聞いてるだけで何も決めてはいない「報告連絡会」や、主催者が思いのたけをひたすら述べて無理やり合意を取りつける「独演会」になっていないでしょうか。これらは、ＩＴ化以前の問題であることはいうまでもありません。