PowerPoint(パワーポイント)のブログ記事

　小粋なパワーポイント操作も、とりあえず今回で一区切りです。最終回は、ほかのソフトとの連携についてお話します。

　

　パワーポイントを持たない相手に、ファイルを渡して見せるという方法があります。今回は、これについて説明しましょう。

　方法は３通りあります。

 

　今回は、印刷関連を中心にお話します。オンラインでプレゼするのがパワーポイントの最大の魅力とはいえ、配布資料が必要な場合は少なくありません。ニーズに応じた印刷方法を覚えましょう。

　

　今回のテーマは、リンクの設定です。これを使っている人は意外に少ない気
がしますが、いろいろなシーンで使えます。具体例とともに使い方を紹介します。

　

　今回はパワーポイントならではの操作ともいえる、アニメーションの話です。紙芝居的な使い方からパソコンならではの使い方へのステップアップとして、アニメーションはかかせません。しかし、十分に設定できていなかったり、多用しすぎていたり。使いこなすにはそれなりの練習が必要です。

　アニメーションの設定箇所は、オートシェイプ、テキスト、スライドの３つに分かれます。それぞれの特徴をしっかりつかんでやっていきましょう。

　まずは、オートシェイプです。３つの中で一番良く使われる操作でしょう。ただ、多用しすぎて発表者の自己満足に終わるようなケースも見られます。
　様々なアニメーションがありますが、１つのスライドに３つ以上異なるアニメーションをするのは止めたほうがよいでしょう。アニメーションで複数の効果を使うと、見る側に内容を伝えにくくなってしまいます。もちろん、イラストに動きを与える軌跡や、表示したものを消す終了アニメーションなどは、意外な効果を生み出すことがあるのでおすすめですが、これも多用は禁物です。
　ところで、同時表示はグループ化して表示するのが普通ですが、個々にアニメーションを設定した後、開始タイミングを同時にすることでも実現できます。しかも、個々のアニメーション設定を変えることで、グループ化ではできない動きが可能です（スライドインで右からと左からとする等）。お試しください。

　次にテキストです。テキストは、あまり動きの激しい効果は使わないほうがいいと思いますが、詳細設定で印象を変えることは可能です。テキストに使いたい効果を設定した後で、その設定ボックスを右クリックするとメニューが出てきます。ここで［効果のオプション］を選択すると、細やかな設定ができるメニューが出ます。
　テキストでのポイントは、テキストアニメーションのグループテキスト設定です。通常は第１レベルの段落までとなっていますが、レベルを変えると説明タイミングに合わせた表示が可能です。画面資料を配布している場合はあまり意味がありませんが、画面だけで説明する場合には、見る側に先読みされないようにして、会話と画面に集中させる効果が期待できます。（これもやりすぎには注意してください。）このタイミングに関しても、細やかな設定はできますが、自動再生でスライドを見せる程度の使用にとどめましょう。テキストへのアニメーション効果は、できれば、ファイル全体で１つか２つに統一することをお勧めします。
　開始アニメーションを使わず、強調アニメーションで一つ一つに視線をもっていく方法もあります。全体が５つあって、まず一つ目はというような流れで、５つを先に表示したほうが全体と個々の関係が分かりやすい場合もあります。ぜひお試しください。

　最後はスライドです。スライドそのものにアニメーション効果を与えることは、意外とやらない場合が多いです。もちろん、スライド内でアニメーション効果を使っているのならやらないほうがいいと思いますが、スライド全体に写真を貼り付けている場合や、スライド全体で施工前・施工後のようなイラストを作っている場合には効果があります。ひとつのスライドで変化を表現するのか、複数のスライドで変化を表現するのか、どちらがわかりやすいかはこれもケースバイケースですね。いろいろお試しください。

　どのアニメーションを設定する場合にも、スライドを印刷配布する時のことまで考えるようにします。特にテキストなどにオートシェイプを重ねて表現すると、印刷時にもとのテキストが隠れて見えなくなる失敗をすることがあります。その場合は、非表示スライドとして印刷用スライドを別途用意しておき、印刷時には非表示、表示を切り替えてから、表示のみを印刷するなどのテクニックを利用するとよいでしょう。

　アニメーションは上手に使えば、パワーポイントの最大の武器になります。上記の注意事項を意識しながら積極的に使ってみてください。

 

　さて、今回はパワーポイントでの中心作業となる、図形描画でのワンポイントレッスンです。図形描画については、前回　説明した配置・整列以外にも、グリッド機能を利用して、最初からある程度そろえて書く方法（【ちょっと便利なワード操作（その３）】）、フリーフォームを使って複雑な図形を新規に作る方法（【ちょっと便利なワード操作（その７）】）もお話しました。これ以外にもまだまだあります。

　

　前回は、パワーポイントに関連して、パソコンでプレゼをやるときの注意事項を中心にお話ししました。今回はパワーポイントの機能のうち、みなさんがあまりお使いでないものを紹介します。

　まずは、スライドマスタ。ほとんどの方は、デザイン変更をするのに、あらかじめ用意されたスライドのデザインを選ぶだけではないでしょうか。実は自分で作れることを意外をご存じないないようです。素の状態から作り出すのは難しいですが、既存のデザインをちょっと加工すれば簡単にオリジナルデザインが作成できます。

　作業手順としては、変更したいデザインを選択したのち、［表示］?［マスター］?［スライドマスタ］を選びます。すると、いつもの画面とは異なり、いろいろな領域がわかるような表示になります。例えば、会社のロゴや著作権表示などを入れておけば、全スライドに適用されます。これだけでも印象がずいぶんかわりますね。（ただし、大きなロゴやイラストを入れると、かえって表示が分かりにくくなりますのでおすすめしません。）また、気に入ったデザインだが少々イラストサイズが大きすぎるとか、文字位置を少しずらしたいなどの要望も、マスターを変更すれば一括変更が可能です。

　このスライドマスタを使いこなせるようになると、自分のデザインとしてネット上でアピールしたくなくこともあるでしょうが、それはあくまでも白紙から作り出したものだけにしてください。何らかのデザインを修正した場合は、元のデザインの著作権がありますので、個人使用にとどめるものとします。

　次にご紹介するのは、図形描画での配置・整列と回転・反転です。
パワーポイントでは、図形描画はプレゼする内容をわかりやすくするのに必須のアイテムで、当然、多くの方が四角や丸、矢印などの図形を使って提案内容を表現します。しかし、微妙にずれていたり統一感がなかったりすることがあり、それは［図形の調整］ボタンを押したことがない方に多く見られます。
　この［図形の調整］ボタンの中には、様々な図形描画の支援メニューが入っています。この中の順序とグループ化は、右クリックメニューにも入っていますが、配置・整列と回転・反転はご存じない方が多く、苦心しながらマウスで微調整されているようです。

　配置・整列には、左右と上下に高さをそろえる配置と、等間隔にする整列がありますが、単独使用より複数のメニューを組み合わせると効果が大きくなります。
　これについては、習うより慣れろの感がありますので、ぜひ、みなさんでお試しください。

　回転・反転のうち、回転はオートシェイプの書式設定からも数値で設定できますが、反転はできません。オートシェイプのメニューには、三日月のように左側だけ膨らんでいるものとか平行四辺形のように右側にだけ傾いているものしか（標準で）はいっていません。台形も下だけが小さくなっているもののみです。
　というのは、この反転メニューで反転すれば、左右・上下を変えたものを作れるからなのです。これを知らないでいると、反転したものをつくるのにわざわざフリーフォームを使うしかありません。
　近くでお困りの方がいらっしゃたら、ぜひ教えて差しあげてください。実は私も、最初のうちこのメニューに気付かず、ずいぶん大変な思いもしました。この反転は既存オートシェイプの最も強い味方と言えるでしょう。

　今回から数回にわたり、パワーポイントの操作についてお話します。最近は、発表会や展示会でパワーポイントを使ったプレゼンテーションをずいぶん見かけるようになりました。少しずつではありますが、一般的な市販パソコンにパワーポイントがインストールされて販売され始めてもいます。

　昔のＯＨＰに比べると、デザインも洗練され、比較的操作も覚えやすいパワーポイントですが、文章をただひたすら書いているだであったり、ただのＯＨＰの代わりで動きのないものが多いようです。せっかくパソコンを使うのですから、ＯＨＰではできなかったことをやりたいですね。一歩踏み込んだパワーポイント操作を覚え、一ランク上の小粋なプレゼを身につけていただきたいと思います。
　第１回目は、パワーポイントの基本機能について、書くときに気をつけてほしいポイントを７つお話します。これを押さえるだけで、ずいぶん見栄えが変わります。

 

 前回 に続き、今回は「現場紹介」に使用できることをご説明しましょう。

使い方として、主に次の３つがあります。

　１．現場進捗状況を施主に見せる
　２．周辺住民への現場説明
　３．新規入場者の受入教育時における説明資料

また、社内安全巡回や労働基準監督署の安全パトロールに際しての説明資料にも使えます。
 

　パワーポイントをご存じですか。簡単に言うと、パソコン上で作る紙芝居のようなソフトです。エクセル、ワードとは異なり、市販パソコンにはインストールされていません。わざわざパソコンショップで買ってまで使う価値があるのかと思われるかもしれませんが、ぜひとも会社に一つ、できたら各パソコンに入れて頂きたい、そんなソフトなのです。