Excel(エクセル)のブログ記事

　エクセルに限りませんが、複数メンバーでひとつのファイルを共有することがあります。一般には、社内や現場でファイルサーバー・共有ドライブを用意し、そこを介して読み書きすることで最新版管理を行います。現在のＩＴ環境でも、これはあまり難しくないでしょう。

　ところが、社外の人と共有すつとなると、途端にハードルがあがります。メールのやり取りではどちらが最新か戸惑ったり、ネットに公開する共有フォルダをつくるのは技術的にもセキュリティ的にも大変です。また、容量が大きくなると、メール添付もできなくなります。

　そこで、使っていただきたいのが

　Microsoft Office Live Workspace

です。これはマイクロソフトが提供するネットサービスですが、無料ＩＤの登録とアドインソフトを導入することで、簡単に共有をはかれます。

　前回、アドイン機能に関連して、インターネット上でマイクロソフトが提供している郵便番号変換ウィザードに触れました。この他にも、便利なのに使われおらずもったいないと思うものに、「クリップアート」があります。今回はこの操作について紹介します。

　前回までで、簡単なマクロ作成方法をお話しました。マクロをよりよく使うためには、本格的にマクロ言語を勉強していただくことになりますが、それはまた別の機会にお話したいと思います。

　今回はアドインです。便利な機能ですが、存在をあまり知られていないようです。

　さて、前回に引き続きマクロの話です。今回はエクセルマクロの２００３と２００７との違い、そして相対参照を取り上げます。

　以前、現場で役立つエクセル操作として、以下のような内容を紹介しました。

　・［並び替え］［集計］［グループ化］
　・ピボットテーブル
　・入力規則
　・セルの書式設定
　・条件付き書式
　・相対参照、絶対参照と演算子
　・ショートカットキー

　これによって、集計関連とセル書式、入力はかなり楽になります。しかし、エクセルの能力は、これだけではありません。今回から【応用編】として（使用頻度は少ないかもしれませんが）、知っておくと非常に便利な機能を紹介していきます。

　現場で役立つエクセル操作も７回目になりました。まだまだ、お伝えしたいものもはありますが、とりあえず今回で一区切りとします。

　今回は、ショートカットキーです。初心者の方はあまりご存じないと思いますが、複数のキーを組み合わせて入力することにより、メニュー選びやマウス操作の手間がなく、いろいろな機能を実現できるものです。これを覚えると、手を動かす量が減るのでずいぶん操作が楽になりますが、なかなか覚えれないのも事実です。実際にヘルプでショートカットキーをご覧いただくとわかりますが、１００以上の操作ができるので驚かれることでしょう。

　

　今回は、参照と演算子についてです。難しい言葉だという印象を持たれるでしょう。意味はそれほど難しくありませんが、使いこなすのが意外と難しいというのがこの参照と演算子なのです。

　

　前回、セルの書式設定の説明をしました。今回は条件付き書式についてです。意外とご存じない方が多いようですが、実はこの機能はエクセル９７の時か
ら提供されています。
　
　周知されていないのには、いくつか理由があるようです。
　ひとつの理由としては、使用法がよく分からないことです。例題としてよく挙げられているのは、特定の文字が入っているものに色つけるとか、ある値を超えたものに色をつけるなどです。しかし、これならば、ＩＦ分で○×ができる枠を設けることと大差ありません。むしろモノクロプリンターで印刷するのには、色つきより○×のほうが望ましいときもあります。

　二つ目の理由としては、使い方が少々難しいことです。条件としては最大３つ使える上に、数式が入力できるのでかなりのことができるのですが、それゆえ使いこなせないというのが実情のようです。

　では、どのような場面で利用するのがよいでしょうか。
　

　前回、セルの入力規則についてお話しました。その入力規則とセットにして使うと便利なのが、セルの書式設定と条件付書式です。今回は、セルの書式設定について説明しますす。

　セルの書式設定は、既にご存知の方が多いと思いますが、どこまで使われているでしょうか。［書式］?［セル］を選ぶと、いろいろな書式があらかじめ用意されていますが、この中から選んで済ませる場合がほとんどでしょう。しかし、実は
最後のユーザ定義が一番のポイントなのです。

　

　今回も［データ］のメニューからの紹介です。入力規則について説明しましょう。
　
　エクセルに限らず、パソコンが最も威力を発揮するシーンは、一度作ったものを再修正するときです。手書きは、上手に消してから書き直すので非常に面倒ですが、パソコンでは簡単です。特に、計算が連動しているものは、手書きはパソコンにかないません。別の言い方をすると、あまり書き直しがないものならば手書きでもよいわけです。ですから、パソコンを利用する際のポイントは、効率よく再利用されるかどうかであると言えます。

　さて、再利用には、入力箇所がわかりやすくなっていることはもちろん、入力する項目もわかりやすいことが重要です。また、数字を入力するところに文字が入力されないようにしたり、有効な文字数でないと警告が出たりすれば、慣れない方にも親切ですね。

　これを実現するのが入力規則です。

　前回は、集計が簡単に出来る機能として、エクセルの機能である［並び替え］［集計］［グループ化］の３つを利用しました。

　集計はひとつの項目だけしか基準に出来ません。しかし、複数の基準で集計というニーズのほうが多いと思いますので、今回は集計機能の第２弾として［ピボットテーブル］をご紹介します。
　ピボットテーブルとは、直訳すると「回転させる表」という意味ですが、一般にクロス集計表と呼ばれます。「表を回転させるって？」と疑問にお思いの方も、使ってみるとその意味を理解していただけるでしょう。

　

　今回からエクセル操作についてお話します。関数編では、全部で３０数個の関数をご紹介しましたが、組合せるとかなりの自動化が図れるはずです。しかし、それだけでは、まだエクセルの一部を利用しているにすぎません。メニューの中には日々の業務を効率化する様々な機能があります。これは便利だと思うものを中心にご紹介しましょう。

　[データ]メニューにある集計機能について見ていきます。［データ］メニューには、エクセルに記入した表をデータベースのように扱ったり、入力を容易にするための機能が入っています。

　

　エクセル関数の紹介も今回で一区切りとします。まだまだ紹介したりない部分もありますが、今までに紹介した関数だけでもかなりの量があり、かつまた効果的な電子帳票を作成するのに十分であると考えました。他の関数については、先週紹介した関数リンク集をご参照してください。

　これまでに、約３０個の関数を紹介しました。組み合わせて使うと、より大きな効果をあげることができます。組合せは各自お試しいただく必要がありますが、大切なのは、最初セルをわけて確認できるようにしてから使うことです。
これを怠ると、予期せぬ結果をチェックできなくなります。特にみなで使えるような帳票・記録用紙を作成する場合には、これを徹底してください。そして、一通りのチェックが終わったら、ひとつのセルにまとめます。入れ子という仕組みが使えるのもエクセル関数の大切な機能です。

　最後に取り上げる関数は、三角関数です。「私はこれで数学やめました」と、どこかのコマーシャルのパロディではないですが、多くの方がこの関数に抵抗をおもちです。また、覚えても実生活でほとんど使わないと思われがちな関数でもあります。

　

　エクセル関数の紹介も５回目になりました。目的別に厳選して紹介しているとはいえ、使いこなすにはそれなりの経験が必要です。大切なことは、行う作業を少しでも楽にする関数がないかと探すことです。
　今回紹介する検索関数も、知っているのと知らないのとでは作業効率が大いに変わります。たとえば、コード表を入力してその横に材料名や現場名などを記入する業務の場合、あらかじめこの検索関数を設定しておけば、入力手間が一気に省けるのです。これを知らなかった人にとっては、「今まで何やってたんだろう」と思うこと間違いなしでしょう。エクセルでやみくもに関数を使うと動作確認や修正問題が発生してやっかいですが、使わないのはやはりもったいないと思います。この機会にぜひご利用ください。

　よく使う検索関数は、下記の２つです。
目的：テーブルからデータを検索し、一致した行の値を求める
関数：ＶＬＯＯＫＵＰ（検査値，範囲，列番号，検索の型）
目的：テーブルからデータを検索し、一致した列中の値を求める
関数：ＨＬＯＯＫＵＰ（検索値，範囲，行番号，検索の型）

使い方は、探すのが行方向か列方向かの違いで、それ以外は変わりません。実際には、列単位で情報をまとめるVLOOKUP の方が好まれる場合が多いです。よって今回はVLOOKUP で説明しますが、記述してある列を行に読み替えれば、HLOOKUP になります。

　まず、はじめに検索元になるデータ入力します。最低限必要なのは、検索されるコード番号とその名前の２列（３列でも４列でも可能）です。たとえば、コード番号と名前、単価、メーカー名など並べることもできます。重要なポイントは、検索されるコード番号が一番左端の列であること。途中の列は指定出来ませんので、ご注意ください。記入するシートは検索シートと同じ場所のほうが選びやすいでしょうが、別シートでも問題ありません。（管理は別シートのほうがしやすいかもしれませんね）

　表の準備が出来れば、いよいよ関数の入力です。
　ポイントは２つです。ひとつは、範囲を指定する際に必ず固定（Ｆ４キーを押す）しておくことです。これはコピーする際に範囲が変わらないようにするためです。Ｆ４を１回押すとＡ１：Ｃ５が＄Ａ＄１：＄Ｃ＄５と表示が変わります。こうすると、コピーしても範囲が変わりません。このセル範囲の固定は他のところでも使えますので、ぜひ覚えましょう。（Ｆ４を押し続けることで全固定、列固定、行固定、固定解除の順にグルグル変わります。）
　二つ目は、検索の型です。ここに何も入れていないシートをよく見かけますが、それでは、あいまいな結果が入るおそれがあります。必ず、0もしくはFALSEを入れましょう。そうすれば、あいまい検索ではなく、完全一致のみ表示するようになります。

　そのほかの引数は、検索値が探す元になるコード番号、列番号が表示したい項目の列を範囲指定した列の左端を１列目として数えた列数です。（Ｆ列?Ｈ列にデータが入力している場合Ｈ列の項目を表示したければ３を入力します。）

　今まで紹介した関数と違い、エクセルをデータベースのように使いますから、初めての方はかなり新鮮に感じられることと思います。私も、エクセル関数のデモをやる際はこの関数を使うことが多く、初めて関数に接する人にはインパクト大です。

　このほかにも検索関数はありますが、この２つの関数の使用頻度が高いでしょう。もちろん、目的に応じた関数を使うのがエクセルの基本です。どんな関数があるかのぞいてみてください。

　エクセル関数の第４回は、日付関数です。日付を入力する機会はかなり多いと思いますが、関数を使うことは少ないと思います。

　この日付関数、実は少し取扱いが難しいのです。それで、ついつい使わず済ませてしまうようです。とはいえ、使えればとても便利なのも事実。取扱いの注意点を中心に説明していきましょう。

　注意点１、エクセルで日付はシリアル値という特別な数字で管理します。
　これは、1900/1/1を１とし、時間は24時間を１として考えます。つまり、1900/1/10 12：00は、エクセルでは10.5として管理します。（上記の日付時刻を入力した後で表示形式を標準にすればわかります）

　このため、引き算や足し算ができるのです。「日付を入れたのに変な数字が出てる」という相談を受けますが、これは表示形式が日付以外の他の形式になっているためです。日付表示にすれば元に戻ると覚えておきましょう。

　このシリアル値という管理ゆえに、文字からシリアル値に変換するとかシリアル値から年だけ抜き出すなどの関数が必要になります。

　　目　的　　　　　　　　　　　　　　　関数名

数値で指定した日付データを求める　ＤＡＴＥ（年，月，日）
数値で指定した時間データを求める　ＴＩＭＥ（時，分，秒）
シリアル値から年を求める　　　　　ＹＥＡＲ（シリアル値）
シリアル値から月を求める　　　　　ＭＯＮＴＨ（シリアル値）
シリアル値から日を求める　　　　　ＤＡＹ（シリアル値）
シリアル値から時を求める　　　　　ＨＯＵＲ（シリアル値）
シリアル値から分を求める　　　　　ＭＩＮＵＴＥ（シリアル値）
シリアル値から秒を求める　　　　　ＳＥＣＯＮＤ（シリアル値）
曜日を数字で表す　　　　　　　　　ＷＥＥＫＤＡＹ（シリアル値，種類）

※シリアル値は、実際にはセルに入力した日付があれば、そのセル番地（Ａ１とかＣ１等）を指定すればＯＫです。

　注意点２、自動的に変わる関数があります。
　パソコンの時計を利用して日付・時刻を自動更新するものがあるのです。

　　目　的　　　　　　　　　　　　　　　関数名
　今日の日付を表示する　　　　　　　ＴＯＤＡＹ（）
　今日の日付時刻を表示する　　　　　ＮＯＷ（）

この２つの関数は、引数がいりません。そのかわりに、入力されたエクセルのシートでは常に日付・時刻を確認しています。エクセルのシートに印刷時刻を表示したい場合には非常に便利ですが、ファイルを開くたびに日付・時刻は変わってしうため、作成日などを記録しておきたい時には不向きです。覚えたてのころは、つい便利なので使ってしまいがちですが、開くたびに書き換わりますから、修正日などに使用すると「前はいつ修正したのか」がわからなくなってしまいます。ご注意ください。

　注意点３、幻の関数があります。
　これは他の表計算ソフトとの互換性を考慮して残されているもので、ヘルプには載っていないのですが使うことができます。

　　目　的　　　　　　　　　　　　　　　関数名
日付を和暦文字に変換する　　　DATESTRING(日付のシリアル値)
開始日と終了日との日数差　　　DATEDIF(開始日,終了日,"単位")

※単位は下記の６種類です。
　　　　Y：年数　　Ｍ：月数　　D：日数
　　　　YM：年数表示での端数の月数
　　　　YD：年数表示での端数の日数
　　　　MD：月数表示での端数の日数

一つ目のDATESTRINGは、TEXT(A1,"ggge年mm月dd日") という関数で代用できますが、二つ目のは単位の選び方によってはなかなか代用しにくい関数です。そのため、未だに裏技として紹介されている場合が多いです。（生年月日から現在の年齢を出すときによく使われています。）しかし、不具合もあるようなのであまりお勧めしません。

　注意点４、分析ツールアドインを組み込まないと出てこない関数が意外と便利です。
　初心者の方はあまりご存じないでしょうが、エクセルはアドインを組み込むことでいろいろな機能を追加できます。メニューの中から[ツール]?[アドイン]と選ぶと、標準でいくつかのアドインが選べるようになっています。このなかの[分析ツール]を選ぶと、下記の関数が使えるようになります。

　　目　的　　　　　　　　　　　　　　　関数名
指定された稼動日数だけ日付　　WORKDAY(開始日,日数,祭日)
指定された期間の稼動日数　　　NETWORKDAYS(開始日,終了日,祭日)
日付がその年の第何週目　　　　WEEKNUM(シリアル値,週の基準)
月末の日付　　　　　　　　　　EOMONTH(開始月,月数)
指定した月数だけ前後した日付　EDATE(開始日,月数)

※祭日は、祭日の一覧をシートに記入してセル範囲を指定します。WORKDAYとNETWORKDAYSは、自動的に土日も差し引くので注意が必要です。

　上記の関数は、納品日や請求日を計算するのに重宝します。一度使えるようになると手放せなくなるでしょう。

　日付関数は、注意点を把握した上で利用すれば、勤務表や請求管理、納品管理など日付をつかうシートでの入力手間が削減でき、非常に便利です。ぜひ使いこなしてください。

 

　エクセル関数の３回目は、文字列結合です。エクセルで表計算と同様によく利用する一覧表作成（計算を行わずにエクセルを使っている）のときに役立つ関数です。

　Ｎｏ．１とかＳＴＡ２３＋２０とかをどのように入力しますか？
「そのまま、入力しているよ」という人が多いでしょう。それでは、ＳＴＡ２３＋２０からＳＴＡ２５＋４０までの距離を計算する際はどうします。（ＳＴＡは１００ｍごとで１あがるとします）
「う?ん、横に２３２０と２５４０と入力して、それを用いて計算するようにする！」
それも正解です。でも毎回入力するのは面倒ですね。これを、関数を使って取り出せるのです。

　

　前回の８個の関数は、いかがでしたか。この関数だけでかなりのことができますね。現場では、まだまだ電卓をたたいて紙に書く習慣が多いのですが、エクセルで一工夫することによって効率化を図る余地はありそうです。ぜひみなさんで情報を共有して、ミスなく楽に仕事ができるようにしましょう。

　さて、今回はＩＦ関数を中心とした条件付き関数について説明します。プログラムのような難しいやつ！と敬遠されがちですが、これが使えるとかなり応用が利くようになります。チェックミス・作業手間を減らす重要な関数ですから、ぜひ使っていただきたいと思います。

　

　今回から数回にわたって、使用頻度の高いソフトをより一層便利に使いこなせるようお話していきます。

　今回はエクセルです。エクセルが表計算ソフトであることは、何となくご存知でしょうが、「表計算機能」は積極的に利用されていますか。