情報管理のブログ記事

　議事録の４回目です。１回目は目的、２回目は書き方、３回目は活用方法でした。４回目は管理方法をお話しします。
 

　議事録の３回目です。１回目は目的、２回目は書き方でした。３回目は活用方法をお話しします。
 

　前回、議事録を書く理由について、４つの目的をお話ししました。

・「会議の目的とその結果」を明示
・参加メンバーの合意書
・参加できなかった関係者への報連相
・忘備録

　目的がわかったのであれば、そのために議事録をどう書くのかを考えるのが重要になります。そこで今回は書き方について基本的なポイントをお話しします。
 

　みなさん、議事録は作成されたことがありますよね。議事録という表現がピンと来なければ、打合記録ならピンときますかね。要は、複数名の関係者が参加した時に残す記録のことです。
 

　前回まで、電子ファイル整理術と称して、

　１．フォルダ分類ルール
　２．フォルダ・ファイル命名ルール
　３．個人ファイルとバックアップルール
　４．一時ファイルと削除ルール

についてお話をしてきました。最後はこれらを定着させるためのお話をします。
 

　前回に引き続き、電子ファイルの整理方法についてお話しします。前回は、個人フォルダの取扱とそのバックアップについてでした。個人ファイルとはいっても業務ファイルですから重要なものもあります。そこを確実に抑えることでもしもの不安を減らすのがバックアップです。次は移動と削除ルールについてお話しします。
 

　前回に引き続き、電子ファイルの整理方法についてお話しします。前回は、フォルダやファイルの命名規則でした。フォルダのわかりやすい名前はファイルの分類作業の効率化にもなりますし、何より探すのがとても楽になります。ここまでできれば、まずは共有フォルダをスタートしても問題はありません。次は運用時に出てくる問題として、個人フォルダの取り扱いとバックアップルールについてお話します。
 

　前回に引き続き、電子ファイルの整理方法についてお話しします。前回は、フォルダの分類ルールでした。いくつかの基準を定めておいて、その空フォルダをひな形として用意することで、もれやダブりがなくなることや未整理フォルダで行先のないファイルを保存する方法をお話ししました。これでとりあえず、ファイルは一定の場所に保存されるようになったはずです。次は名前の付け方を考えましょう。
 

　ファイルの電子化に限らず、ＩＳＯなどの規格によるものや世の中の「見える化」のニーズに伴い、電子ファイルは増える一方です。１０年前なら大きな現場でもせいぜい数十ＧＢあれば、十二分と思われていたものも今では１ＴＢを意識せざる得ない状況になっています。
 

　前回のメモのとり方に続いて、新入社員向け第２弾です。今回は議事録のとり方をお話しします。昼の打ち合わせや発注者との会議も最初は先輩がとって、新入社員は聞くだけかもしれません。でも、その時に練習を怠るといざ自分の番のときにはうまくできません。いつでも自分がとれるように書記担当ではなくてもとるように心がけましょう。では、いくつかのポイントをお話しします。

　新入社員も研修が終わり、そろそろ配属先に行かれたころでしょうか？まだというかたも結構いるかもしれませんね。最近は、新入社員の教育期間が長くなっているようです。いろいろ丁寧に教えておかないと即戦力にならないというのが理由のようですが、どうも大事なことを教えていないような気もします。そのひとつにメモの
とり方があります。

　最近の若い人たちはメモをとることが少ないように感じます。思いついたらすぐに携帯でメール・電話をしたり、パソコンで検索することが身についているせいか指示を出されることがわかっていても手ぶらで来ることが多いです。メモをとるようにお願いするとなんでといった顔をする人もいます。しかし、メモを取らずに正確に仕事をこなせる人は稀です。社会人としてメモをとることは情報収集・整理の第１歩だと思います。大事な得意先の連絡を忘れたり、契約の打合せ時間を間違えるなどのミスをする前にメモをとる癖をつけるようにしましょう。では、ポイントを紹介します。