インターネットのブログ記事

　ビジネスメールの中で、添付ファイルを活用する機会はとても多いと思います。見積書や説明書などの文書や画像・動画までさまざまなものを送ることができます。そのため、ついついルール無用の世界に陥りがちです。今回はそのあたりの注意すべき点をお話ししていきます。
 

　前回はメール本文のお話をしました。今回は少し技術的なお話をいくつかします。
 

　前回は件名に紹介しました。今回は、メール本文についてお話します。
 

　前回はメール本文の最後に記載する署名について紹介しました。今回は、件名についてお話します。
 

　前回は自分の名前とメールアドレスの設定について紹介しました。今回もメールソフトの設定に関係した署名についてお話します。
 

　前回メールの特性と宛先の使い分けについてお話をしました。今日は自分の名前とメールアドレスについてお話をします。
 

　みなさん、メールはかかれていますよね。多くに人は１日に数通のメールを受け取り、返信されていると思います。中には数十通という方をいらっしゃるかもしれません。
 

　これまで７回にわたり、Ｑ＆Ａ形式でＷｅｂサービスを利用した情報共有についてお話しました。ファイル添付から始まって、ファイル共有、メール共有、スケジュール共有、ネット会議、情報収集と配信方法まで、一通りのヒントをご提供できたのではと思います。

　最後に番外編として、最近、注目しているＷｅｂサービスのひとつ、Ｇｏｏｇｌｅ　Ｓｉｔｅｓについてご紹介します。

　前回に引き続き、インターネット上にある様々な情報を効率よく集めるために使うＷｅｂサービスを紹介します。前回は探しに行く方法をご紹介しましたが、今回は、定期的に受信するという方法でのサービスです。

　また、最後に社内で情報発信をするために最近増えてきているＷｅｂサービスを紹介しています。
　
 

　前回までは、社内での情報共有に関する便利なＷｅｂサービスを紹介してきました。しかし、必ずしも社内で情報を入手できるとは限りません。インターネットを用いた、社外からの情報収集も必要にです。今回は、そういった社外での情報収集に便利なサービスをご紹介しましょう。

　前回につづいて、遠隔地のメンバーでの情報共有に関連したサービスを紹介します。
　現場や支店間というのは、意外と交流がないもので、自分たちが独自ルールに縛られていることに気付きません。他現場や他支店のメンバーと話すことで、見えていなかったことの多さに気づきます。しかし、交流はなかなか難しいもの。そこでＷｅｂサービスの登場です。

 

　スケジュールや仕事内容を共有するときどうしていますか？同じ事務所であれば、共有するハードディスクに専用フォルダを設けて、スケジュールややるべき仕事内容をワードに書き込み、みんなで修正していけば簡単です。でも、複数拠点ではどうしたらよいでしょうか。今回は、このような場合に使えるサービスをいくつかご紹介します。

Ｑ９．タスク（やるべきこと）を共有して管理するには？
Ａ９．目標管理サービスを利用しましょう。

［解説］
　[H077目標管理サービスサイト]で、いくつかサイトをご紹介しましたが、これらのサービスは複数メンバーで情報共有が可能です。中でも、おすすめはfixdap。複雑な設定をしないでも参加メンバーの誰がいつまでにやるべきか、簡単に登録できます。また、進行中・完了などの表示も可能なので、進み具合もわかります。

　難点は、各タスクの関連性がわかりづらいことですが、表記を工夫して、番号や記号でグループ化すれば、ある程度はカバーできるでしょう。大切なのは、全体としてどのような仕事があり、どのようにメンバーがかかわっているかを周知できることです。

Ｑ10．スケジュール共有をするには？
Ａ10．カレンダーサービスを利用しましょう。

［解説］
　定例会議やイベント、打ち合わせ日など、メンバーで共有したいスケジュールは結構あります。出欠確認が必要ならともかく、ただ連絡するのに毎回メールを送るのは大変ですし、タイミングよく閲覧されないこともあります。このような時には、メンバーのみが閲覧できるカレンダーサービスを使いましょう。
　Ｙａｈｏｏ！カレンダーやＧｏｏｇｌｅカレンダーは、自分の予定だけでなく複数の人の予定を登録できます。また、メンバー共有のＩＤを用意することで、会議や打ち合わせなどの共有スケジュールを登録すると便利です。

　カレンダーサービスには、リマインダーといって、定刻（２日前・１５分前など）にスケジュールをメールしてくれる機能があります。これで、カレンダーを確認しなくても会議を忘れることがなくなります。催促メールをするのに抵抗がある方は、ぜひ利用してみましょう。

Ｑ11．特定のメンバーである議題を打合せするのにいい方法は？
Ａ11．閲覧制限のできる掲示板サービスを利用しましょう。

［解説］
　最近はあまり聞かなくなりましたが、掲示板は情報共有ツールとして古くからある定番サービスです。テーマを決めて、それに対する問題提起や解答、意見、感想などを関係づけて書き込めます。いくつかの掲示板サービスでは、閲覧制限を設けることができますので、社内限定・メンバー限定の議題も簡単です。

　また、メーリングリストも議題打ち合わせに使えます。その場合、新しい発言は返信メールを使わないというルールを守るようにします。ネットを見なくても、メーラーに保存されるのが便利ですが、閲覧性にかけるのが難点です。

　そして、意外と使えるのが閲覧制限付きのブログです。掲示板では写真な
ど容量の関係で掲載が難しいものが、ブログではほぼＯＫ。また、閲覧制限によりメンバー限定の議題も掲載できます。何より記入が容易で、ＩＴに不慣れなメンバーがいてもわずかな教育で参加できるのが利点です。


 

　Ｗｅｂサービスを使った情報共有の紹介、今回は３回目です。メールに関連する情報共有についてご紹介しましょう。

 

　Ｗｅｂサービスを使った情報共有の紹介の２回目です。前回に引き続きファイル共有を中心とした利用方法をご紹介します。
 

　２年ほど前、ネットサービスという表現で情報共有の紹介をしました。現在はＷｅｂサービスという名前のほうが定着していますが、インターネットを介して使える有償無償の業務支援サービスであることに変わりはありません。今回から数回にわたり、様々なＷｅｂサービスとその効果的な使い方について、Ｑ＆Ａ形式でお話します。

　既にいくつかのサービスについては「建設業に役立つホームページ」でご紹介していますので、サービスごとの詳細ではなく、特徴と使い方を中心に話をすすめていきます。使い慣れると業務になくてはならない存在となりますし、確実に情報共有を進めることが出来ます。大抵のサービスは無償ですので、ぜひお試しください。

 

　さて、今回はインターネット導入のお話です。「インターネットがつながってなきゃ、ここも見られないだろ」というツッコミはしないでいただくとして。