現場でＩＴのブログ記事

　ビジネスメールの中で、添付ファイルを活用する機会はとても多いと思います。見積書や説明書などの文書や画像・動画までさまざまなものを送ることができます。そのため、ついついルール無用の世界に陥りがちです。今回はそのあたりの注意すべき点をお話ししていきます。
 

　前回はメール本文のお話をしました。今回は少し技術的なお話をいくつかします。
 

　前回は件名に紹介しました。今回は、メール本文についてお話します。
 

　前回はメール本文の最後に記載する署名について紹介しました。今回は、件名についてお話します。
 

　前回は自分の名前とメールアドレスの設定について紹介しました。今回もメールソフトの設定に関係した署名についてお話します。
 

　前回メールの特性と宛先の使い分けについてお話をしました。今日は自分の名前とメールアドレスについてお話をします。
 

　みなさん、メールはかかれていますよね。多くに人は１日に数通のメールを受け取り、返信されていると思います。中には数十通という方をいらっしゃるかもしれません。
 

　前回は画像形式変換のお話をしました。画像変換までできるととりあえず写真をそのまま使うことに対する準備はほぼできると思います。

　今回は、その次によくご相談を受ける文字追加・図形追加についてお話しします。
 

　前回は写真編集の中で一番多く使われるだろうサイズ変更について２つの手法をお話ししました。

　リサイズ（写真全体の画素数を増減させる）
　トリミング（写真の一部分を切り抜く）

　サイズ変更ができるだけでＷｅｂやエクセルなどでの操作はずいぶん楽になります。特に画像つきエクセルファイルがメールの添付ファイルで送れるようになったとかＷｅｂの表示が早くなったなどの速度的な変化が初心者には大きいようです。
 

　前回、画素数と解像度のお話をしました。今回からいよいよ写真編集について、機能別にお話ししていきます。

画素数と解像度のポイントとしては、

・画素数はデジタル写真を構成する点の数で多いほどファイルサイズが大きくなる
・解像度はある長さあたり入る画素数の数をいい、多いほど鮮明な画像となる。

でした。ブログやＷｅｂサイトへの掲載とエクセルやワードなどへの貼り付けて印刷するのとでは必要な画素数や解像度が異なることをお話しししました。

　やみくもに高解像度の写真をサイト掲載したり、エクセルなどに使うのは操作や閲覧がしにくいだけでメリットが少ないです。そこで最初に紹介する写真編集はサイズ変更です。
 

　デジタルカメラはもちろんのこと、携帯電話でも高解像度の写真がとれるようになって、写真は以前よりずっと身近になりました。性能もどんどん上がり、夜景もきれいにとれるようになったり、ズームで遠くの写真も簡単にとれるようになりました。工事写真でも一昔前なら、失敗しないようにとドキドキしながらフィルムカメラでとっていたのですが、今では携帯電話で簡単撮影してもそん色ないサイズや色合いを確保できるようになりました。
 

　前回は作成したパスワードをどうやって管理していくか３つの対策例をあげてお話をしました。今回は継続的な管理といった視点でお話をします。
 

　前回はパスワード管理の中で作成方法についてお話をしました。作り方だけでなく、定期的に作り替えることによって、パスワードそのものの安全性を高める話をしました。今回は作ったパスワードの管理についてです。
 

　ソニーの個人情報流出が１億件に及ぶ可能性があるとの話が出ています。ネット社会において、個人情報を登録することでサービスを受けることが一般化している中、これだけ大規模な流出はソニー側にも問題はあるかもしれませんが、不正侵入の恐ろしさを痛感する出来事だと思います。

　原因は脆弱性への未対応だとことらしいですが、大企業ならともかく一般企業ではなかなか難しいです。私自身も１０年程前ですが自分が管理していたシステムに侵入を許したことがある苦い経験を持っているため、管理の難しさを実感しています。とはいえ、関係者の少しずつの努力で被害を最小限に食い止められると思います。そのもっとも代表がパスワード管理です。今日はパスワード管理の中の作成方法に関してお話します。

　以前、データのバックアップについて４回にわけてお話をしました。どちらかというと現場全体といった形でお話をしました。そこで今回は個人ベースでのバックアップを取り上げます。
 

　東日本の方々は震災の被害が大きくなくても、計画停電の影響で営業停止や営業時間短縮などの経済的な被害を受けているとお聞きしています。

　西日本から電力供給ができれば、緩和されるのでしょうが、中電以西と東電以東では60Hzと50Hzで周波数が違うため、周波数変換をしなければ、電力を融通できません。現在、出来る量は100万ｋｗであり、現在東京電力が供給できる量の2.5%程度にしかなりません。変換能力増強の前倒しを中電で計画していますが、すぐというわけにはいかないようです。今は冬から春にかけて、少し電力消費量は減ってきているのですが、それでも不足しています。夏には確実に足りなくなるでしょう。

　ここで重要になるのが節電や停電対策です。すでに様々なサイトでも紹介されていると思いますが、IT関連のものをいくつか取り上げます。
 

　議事録の４回目です。１回目は目的、２回目は書き方、３回目は活用方法でした。４回目は管理方法をお話しします。
 

　議事録の３回目です。１回目は目的、２回目は書き方でした。３回目は活用方法をお話しします。
 

　前回、議事録を書く理由について、４つの目的をお話ししました。

・「会議の目的とその結果」を明示
・参加メンバーの合意書
・参加できなかった関係者への報連相
・忘備録

　目的がわかったのであれば、そのために議事録をどう書くのかを考えるのが重要になります。そこで今回は書き方について基本的なポイントをお話しします。
 

　みなさん、議事録は作成されたことがありますよね。議事録という表現がピンと来なければ、打合記録ならピンときますかね。要は、複数名の関係者が参加した時に残す記録のことです。
 

　前回まで、電子ファイル整理術と称して、

　１．フォルダ分類ルール
　２．フォルダ・ファイル命名ルール
　３．個人ファイルとバックアップルール
　４．一時ファイルと削除ルール

についてお話をしてきました。最後はこれらを定着させるためのお話をします。
 

　前回に引き続き、電子ファイルの整理方法についてお話しします。前回は、個人フォルダの取扱とそのバックアップについてでした。個人ファイルとはいっても業務ファイルですから重要なものもあります。そこを確実に抑えることでもしもの不安を減らすのがバックアップです。次は移動と削除ルールについてお話しします。
 

　前回に引き続き、電子ファイルの整理方法についてお話しします。前回は、フォルダやファイルの命名規則でした。フォルダのわかりやすい名前はファイルの分類作業の効率化にもなりますし、何より探すのがとても楽になります。ここまでできれば、まずは共有フォルダをスタートしても問題はありません。次は運用時に出てくる問題として、個人フォルダの取り扱いとバックアップルールについてお話します。
 

　前回に引き続き、電子ファイルの整理方法についてお話しします。前回は、フォルダの分類ルールでした。いくつかの基準を定めておいて、その空フォルダをひな形として用意することで、もれやダブりがなくなることや未整理フォルダで行先のないファイルを保存する方法をお話ししました。これでとりあえず、ファイルは一定の場所に保存されるようになったはずです。次は名前の付け方を考えましょう。
 

　ファイルの電子化に限らず、ＩＳＯなどの規格によるものや世の中の「見える化」のニーズに伴い、電子ファイルは増える一方です。１０年前なら大きな現場でもせいぜい数十ＧＢあれば、十二分と思われていたものも今では１ＴＢを意識せざる得ない状況になっています。
 

　今回も、ちょっと対象となる方が限定されるかもしれませんが、前回同様ＡｕｔｏＣＡＤとエクセルの連携についてお話しします。今回はＡｕｔｏＣＡＤの図面をエクセルに貼り付けることについてお話しします。

　今回のはエクセルに限らず、ワードやパワーポイントでも使える方法ですが、工程表や計算書などにつける説明図や参考図としてエクセルに図面を貼り付けることが一番使うことが多いと思います。そこで、特にエクセルに貼り付けることを前提でポイントをお話しします。

　今回も、ちょっと対象となる方が限定されるかもしれませんが、前回同様ＡｕｔｏＣＡＤとエクセルの連携についてお話しします。今回はエクセルの表貼り付けについてお話しします。

　エクセルで作った集計表や部材表などをＡｕｔｏＣＡＤに貼り付るケースは結構あります。しかし、貼り付けた後どうするかでその貼り付け方が変える必要があることを知らない方も少なくないです。

　今回は、ちょっと対象となる方が限定されるかもしれませんが、ＡｕｔｏＣＡＤとエクセルの連携についてお話しします。ＡｕｔｏＣＡＤは２Ｄ中心のＬＴでも実勢価格で１５万ぐらいと安くはありませんが、建設業界では大手を中心に導入率が高いです。また、電子納品対象現場が増えたことから現場での導入も進みつつあります。

そこで、今回は簡単でかつ便利なエクセルとの連携の中で座標に関するものを紹介します。

　2010年6月17日よりMicrosoft Office 2010が発売になりました。Windows7が発売後の初めてのOfficeソフトです。Office2007ではじめて採用されたリボンは踏襲されましたが、なくなっていたファイルメニューの復活だとかリボンのカスタマイズなど、使いやすさで改善されています。また、パワーポイントでのビデオ編集、ブロー
ドキャスティング機能、ワードのナビゲーションウィンドウ、エクセルのセル内グラフなどビジュアル面を強化した機能が増えたようです。

　みなさん、パソコンを触らないで一日の業務が済むことがありますか？たぶん、ないでしょう。メールのチェックはもちろん、最近では出退勤管理もパソコンです。さわらないと業務が始まらないと言った感じもありそうです。依存しすぎることはよくないと思いますが、きちんと使いこなせばこれほど助かるものもありません。

　ところで、パソコンのデスクトップはどうなっているでしょうか？アイコンだらけになっていませんか？ドキュメントのフォルダはどうでしょう。意外と整理できていない人が多いようです。今回はパソコンの中身を４Ｓできれいにしたいと思います。

　前回のメモのとり方に続いて、新入社員向け第２弾です。今回は議事録のとり方をお話しします。昼の打ち合わせや発注者との会議も最初は先輩がとって、新入社員は聞くだけかもしれません。でも、その時に練習を怠るといざ自分の番のときにはうまくできません。いつでも自分がとれるように書記担当ではなくてもとるように心がけましょう。では、いくつかのポイントをお話しします。

　新入社員も研修が終わり、そろそろ配属先に行かれたころでしょうか？まだというかたも結構いるかもしれませんね。最近は、新入社員の教育期間が長くなっているようです。いろいろ丁寧に教えておかないと即戦力にならないというのが理由のようですが、どうも大事なことを教えていないような気もします。そのひとつにメモの
とり方があります。

　最近の若い人たちはメモをとることが少ないように感じます。思いついたらすぐに携帯でメール・電話をしたり、パソコンで検索することが身についているせいか指示を出されることがわかっていても手ぶらで来ることが多いです。メモをとるようにお願いするとなんでといった顔をする人もいます。しかし、メモを取らずに正確に仕事をこなせる人は稀です。社会人としてメモをとることは情報収集・整理の第１歩だと思います。大事な得意先の連絡を忘れたり、契約の打合せ時間を間違えるなどのミスをする前にメモをとる癖をつけるようにしましょう。では、ポイントを紹介します。

　前回、バックアップしたものを利用するという視点に立った時に確認すべき事項について以下の３つをお話ししました。

(1)定期的に読み出せるかどうか確認していますか？

(2)そのメディアを呼び出せる装置・ソフトがありますか？

(3)バックアップメディアの乗り換えをしていますか？

この点を意識したうえで、バックアップのとり方を考えてみましょう。

　前回までネットワーク型ハードディクスやオンラインストレージなど外部の固定ディスク系に保存する話をしてきましたが、バックアップの基本アイテムと言えば、やはり、リムーバブルディスク、カートリッジディスクと呼ばれる取外しが可能な記憶媒体です。今回はリムーバブルディスクの取り扱いについてお話します。

　前回は、最近増えてきているネットワーク型ハードディスクの共有機能を使ったバックアップについての注意点をお話ししました。一般的でかつコスト的にも最も選択しやすいバックアップ方法だと思います。また、ネットワークを介することで違う場所に置けるため、同じコンセントから電力がとる必要がなくなり、電圧不足などに悩ませる心配も減ります。とはいえ、同じビルもしくは事務所内なので、地域自体が地震等の災害になった場合などは救える方法がありません。そこで、ネットワーク型ハードディスクの次のステップがオンラインストレージです。

　みなさん、パソコンデータのバックアップされていますか？たぶん、意外と多くの方がやられていないと思います。しかし、私のところに相談に来るトラブルの中では一番多いのがこのバックアップをしていなかったためにデータを損失したというものです。

　削除した直後や読み取り不可になった直後であれば、修復できるソフトがあります。しかし、そのあと、ほっといてしばらく間のパソコンを使うとせっかくの修復確率は確実に減ります。起きてしまったらすかさず専門家に相談しましょう。

　そうはいっても、専門家に依頼するとかなりの金額を請求されます。その金額を考えるとバックアップ装置の導入や仕組みづくりのほうがずっと安いです。しかし、初心者にはなかなかハードルが高いのも事実です。そこで、今までの経験を踏まえて、気をつけてほしい点を何回かに分けてお話します。

　最近はセキュリティソフトをインストールしていないパソコンはほとんど見られなくなりましたが、意味がよく分かっていない方は少なくないようです。よく聞かれることですが、「セキュリティソフト＝ウィルス対策ソフト」ではありません。確かにウィルス対策が一番重要視される機能ではありますが、その他の機能も重要度がましてきています。今回は統合セキュリティソフトの主な５つの機能についてお話します。

　無線ＬＡＮの最後は、最近注目を浴びているモバイルルーターの話をします。

　モバイルルーターとは、携帯型のルータ（２つ以上の異なるネットワーク間を相互接続する通信機器）のことをいいます。この２つのネットワークというのはインターネットとＬＡＮのことです。つまりインターネット接続で与えられたグローバルアドレス（世界でひとつの住所）をＬＡＮのローカルアドレス（自分たちで決めた住所）に変換してくれる機能を持った機械です。実際にはひとつのグローバルアドレスで複数のパソコンを同時接続してくれる仕組みももっており、１つのルーターで複数台の機器が接続できます。

１．事務所内での利用

　事務所内での利用は一番一般的な使い方だと思います。特に現場事務所と本社とでノートパソコンを持ち運びされている方には、バッテリーさえ持てば、電源ケーブル、ＬＡＮケーブルといった線をつなぐことなく、インターネット環境を利用できるのは大きなメリットだと思います。また、最近は協力業者さんがメールや業務報告のためにインターネット環境を借りたいとか、測定記録や日報を印刷するためにプリンターを一時的に借りたいなどの要望も増えてきています。このようなときにも無線ＬＡＮ環境があれば、とても便利です。会議室のように、いつもはパソコンを使わないが安全集会や勉強会のときだけ使うような場所にも向いています。もちろん、同じ建屋内ならばケーブルを引き回しても問題ありませんが、打合詰所だけ別だとか、違う階なんてことも少なくありません。そのようなときには導入を検討する価値はあると思います。逆にパソコンが常設されたり、事前に必要なケーブルを配線できるような事務所においては、わざわざ無線ＬＡＮにするメリットは少ないかもしれ
ません。

　ＪＶを組んでいる事務所では、無線ＬＡＮの基本的なセキュリティ以外にも自社しかアクセスできないエリアに対するアクセス制限を考慮する必要があります。協力業者さんが使う場合は、アクセス制限はもちろんですが、ＭＡＣアドレスによる接続できるパソコンの制限やＳＳＩＤの定期的な変更など簡易に出来るセキュリティ対
策はぜひ行いましょう。本格的には認証サーバを設置し、ユーザーＩＤとパスワードによる接続制限を行うこともできますが、費用がかかることと設定技術もそれなりに必要です。むしろ、ＪＶでのネット環境であればレイヤー３スイッチによるＶＬＡＮ構築を行っている場合が多いので、こちらでアクセス制限を行うほうがいいと思います。ただし、専門知識が必要なので、できればＪＶ事務所構築時に専門業者にまとめて設定してもらうようにしてもらいましょう。

２．施工現場での利用

　計測管理データを事務所に送信したり、現場詰所と事務所で書類のやりとりを行いたいときに無線ＬＡＮがあると便利です。ただし、現場詰所と事務所との間に障害物があったり、距離がとても遠かったりすると中継局が必要になるため、それなりに費用がかかります。実際には中継局の設置対処箇所が民地だったりしてそもそもダメなんてこともあります。やみくもに無線ＬＡＮをというのではなく、費用対効果や期間を考え、最近普及している携帯の定額データ通信を利用することも検討すべきです。この場合は、携帯電話の電波さえ届けば距離や間の障害物はまったく関係ないのがメリットですが、ランニングコスト（月々の接続料）がかかるのと、インターネット経由でしかデータを受信できないので、それなりの環境づくりが必要となることがデメリットです。また」データ交換の頻度が少なければＵＳＢメモリやネットブックのような小型パソコンを持ち運びするという選択肢もあります。それらを踏まえると、施工現場での利用は、

・比較的現場と事務所が近いか、間に障害物がない
・現場で打ち込みたいデータがある。
・そのデータを事務所ですぐに見たい

場合に限られます。一度構築できると大変便利なのはわかっているのですが、構築がなかなか難しいのが現実です。

　どちらの場合にしても、無線ＬＡＮ構築は以前に比べてずいぶん楽になりました。普通の無線ＬＡＮアクセスポイントなら１万円もしませんし、最近のノートパソコンであれば、無線ＬＡＮ機能が内蔵されていることが多いです。また、プリンターもネットワーク機能が標準でついているものもあるので、アクセスポイントに有線でつないでおけば共有も簡単にできます。現場での配線は意外と手間が掛かったり、断線の心配もあります。会社全体で取り組めば、アクセスポイントも使いまわせし、セキュリティ設定も一元的に管理できますので、有線に比べると設置手間、管理手間も少なくなると思います。ぜひ、お試しください。

　無線ＬＡＮについて、大きな仕組みや機器の種類についてお話してきました。今回は、みなさんの一番の心配事であるセキュリティについてお話します。

　無線ＬＡＮのセキュリティについては大きく２つの仕組みがあります。ひとつはデータの暗号化、もうひとつはアクセス制限です。

　前回は無線ＬＡＮの種類とモードについて説明しました。無線ＬＡＮの種類に関しては最近の製品はほぼ全種類に対応しているのでさほど心配はありません。また、モードについてもほとんどインフラストラクチャモードで考えておけば問題ないと思います。

　「とはいっても、量販店に行くと様々な商品があってどれを選んでいいのかわからない」とのお話も聞きます。そこで、今回は無線ＬＡＮ機器についてどのようなものがあるかを紹介していきます。

　みなさん、無線ＬＡＮをご存知ですか。「もう使っているよ」という方も少なくないとは思いますが、念のために紹介すると、無線ＬＡＮとは従来ＬＡＮケーブルでつながっていたネットワークを無線通信でつないだものです。そのため、一度設定すれば、ケーブルがつながっていた時と同様、プリンタ共有やファイル共有はもちろんのことインターネットもメールも普通にできます。速度もそこそこのスピードが出ますので、動画再生などはちょっと難しいかもしれませんが一般的なサイトの閲覧や音楽再生などは何の問題もなくできます。特に無線ＬＡＮ内蔵のノートパソコンであれば、バッテリーが切れない限り、ケーブルレスで自由に持ち運びができ、無線ＬＡＮの電波が届く範囲であればどこでも同じ環境でネットやファイル共有ができるのです。

　最近、低価格パソコンが急速に普及しています。いわゆるネットブックと呼ばれるパソコンです。結果として通常のパソコンにも低価格化に拍車がかかりました。また、液晶ディスプレイの低価格化や地上デジタル放送の普及でリビングパソコンといわれるテレビ一体型パソコンも増えてきました。選べるものが増えたのはいいのですが、初心者やパソコンが不得手な方にはどれを選んでいいのかわからないですよね。今回は現在のパソコン事情を３つのテーマで紹介したいと思います。

　以前、G005　デジタルカメラの注意事項で準備と撮影の際の注意事項をお話しました。その際のポイントは以下の７点です。

　１．準備編
　　・電池の予備は忘れずに
　　・メディアの中をチェックする。
　２．撮影編
　　・フラッシュの光量に気をつける。
　　・黒板の字は丁寧に大きく
　　・水気・ほこりに要注意
　　・２枚撮り
　　・状況写真は同じアングルで撮る

　５年前の話だったのですが、今では電池も長持ちし、メディアの容量が大幅に増え、カメラ自身も防水機能をもち、高解像度になったので、上記の注意事項もだいぶ心配しなくてすむようになってきました。今の若い方ならフィルムカメラ自体を扱ったことがないかもしれませんね。電子納品の中で一番進んでいるのがこのデジタルカメラを使った写真管理です。

　しかし、簡単にとれるがゆえに基本的なことを見落としていたり、デジタルカメラならではの注意事項があることがわからなかったりして、納品の際にトラブルになっていることがあります。今回はその中でも特に注意していただきたい５点を紹介します。

　エクセルに限りませんが、複数メンバーでひとつのファイルを共有することがあります。一般には、社内や現場でファイルサーバー・共有ドライブを用意し、そこを介して読み書きすることで最新版管理を行います。現在のＩＴ環境でも、これはあまり難しくないでしょう。

　ところが、社外の人と共有すつとなると、途端にハードルがあがります。メールのやり取りではどちらが最新か戸惑ったり、ネットに公開する共有フォルダをつくるのは技術的にもセキュリティ的にも大変です。また、容量が大きくなると、メール添付もできなくなります。

　そこで、使っていただきたいのが

　Microsoft Office Live Workspace

です。これはマイクロソフトが提供するネットサービスですが、無料ＩＤの登録とアドインソフトを導入することで、簡単に共有をはかれます。

　前回、アドイン機能に関連して、インターネット上でマイクロソフトが提供している郵便番号変換ウィザードに触れました。この他にも、便利なのに使われおらずもったいないと思うものに、「クリップアート」があります。今回はこの操作について紹介します。

　前回までで、簡単なマクロ作成方法をお話しました。マクロをよりよく使うためには、本格的にマクロ言語を勉強していただくことになりますが、それはまた別の機会にお話したいと思います。

　今回はアドインです。便利な機能ですが、存在をあまり知られていないようです。

　さて、前回に引き続きマクロの話です。今回はエクセルマクロの２００３と２００７との違い、そして相対参照を取り上げます。

　以前、現場で役立つエクセル操作として、以下のような内容を紹介しました。

　・［並び替え］［集計］［グループ化］
　・ピボットテーブル
　・入力規則
　・セルの書式設定
　・条件付き書式
　・相対参照、絶対参照と演算子
　・ショートカットキー

　これによって、集計関連とセル書式、入力はかなり楽になります。しかし、エクセルの能力は、これだけではありません。今回から【応用編】として（使用頻度は少ないかもしれませんが）、知っておくと非常に便利な機能を紹介していきます。

　最近、ＢＩＭ（略語参照）と称して、建築ＣＡＤの３次元化と付加情報による積算業務支援が盛んになってきました。それに伴い、様々な３次元化ソフトが登場しています。今回はその中で、無償でありながら、かなり豊富な機能を持ったＧｏｏｇｌｅ　ＳｋｅｔｃｈＵｐをご紹介します。

　ＳｋｅｔｃｈＵｐは、@Last Software社が開発した有償ソフトでしたが、Ｇｏｏｇｌｅが２００６年３月に買収して、機能限定した無償ソフトを公開しました。その後、２００７年１０月には日本語版も公開され、ＣＡＤ関係者からは注目をあびています。

　これまで７回にわたり、Ｑ＆Ａ形式でＷｅｂサービスを利用した情報共有についてお話しました。ファイル添付から始まって、ファイル共有、メール共有、スケジュール共有、ネット会議、情報収集と配信方法まで、一通りのヒントをご提供できたのではと思います。

　最後に番外編として、最近、注目しているＷｅｂサービスのひとつ、Ｇｏｏｇｌｅ　Ｓｉｔｅｓについてご紹介します。

　前回に引き続き、インターネット上にある様々な情報を効率よく集めるために使うＷｅｂサービスを紹介します。前回は探しに行く方法をご紹介しましたが、今回は、定期的に受信するという方法でのサービスです。

　また、最後に社内で情報発信をするために最近増えてきているＷｅｂサービスを紹介しています。
　
 

　前回までは、社内での情報共有に関する便利なＷｅｂサービスを紹介してきました。しかし、必ずしも社内で情報を入手できるとは限りません。インターネットを用いた、社外からの情報収集も必要にです。今回は、そういった社外での情報収集に便利なサービスをご紹介しましょう。

　前回につづいて、遠隔地のメンバーでの情報共有に関連したサービスを紹介します。
　現場や支店間というのは、意外と交流がないもので、自分たちが独自ルールに縛られていることに気付きません。他現場や他支店のメンバーと話すことで、見えていなかったことの多さに気づきます。しかし、交流はなかなか難しいもの。そこでＷｅｂサービスの登場です。

 

　スケジュールや仕事内容を共有するときどうしていますか？同じ事務所であれば、共有するハードディスクに専用フォルダを設けて、スケジュールややるべき仕事内容をワードに書き込み、みんなで修正していけば簡単です。でも、複数拠点ではどうしたらよいでしょうか。今回は、このような場合に使えるサービスをいくつかご紹介します。

Ｑ９．タスク（やるべきこと）を共有して管理するには？
Ａ９．目標管理サービスを利用しましょう。

［解説］
　[H077目標管理サービスサイト]で、いくつかサイトをご紹介しましたが、これらのサービスは複数メンバーで情報共有が可能です。中でも、おすすめはfixdap。複雑な設定をしないでも参加メンバーの誰がいつまでにやるべきか、簡単に登録できます。また、進行中・完了などの表示も可能なので、進み具合もわかります。

　難点は、各タスクの関連性がわかりづらいことですが、表記を工夫して、番号や記号でグループ化すれば、ある程度はカバーできるでしょう。大切なのは、全体としてどのような仕事があり、どのようにメンバーがかかわっているかを周知できることです。

Ｑ10．スケジュール共有をするには？
Ａ10．カレンダーサービスを利用しましょう。

［解説］
　定例会議やイベント、打ち合わせ日など、メンバーで共有したいスケジュールは結構あります。出欠確認が必要ならともかく、ただ連絡するのに毎回メールを送るのは大変ですし、タイミングよく閲覧されないこともあります。このような時には、メンバーのみが閲覧できるカレンダーサービスを使いましょう。
　Ｙａｈｏｏ！カレンダーやＧｏｏｇｌｅカレンダーは、自分の予定だけでなく複数の人の予定を登録できます。また、メンバー共有のＩＤを用意することで、会議や打ち合わせなどの共有スケジュールを登録すると便利です。

　カレンダーサービスには、リマインダーといって、定刻（２日前・１５分前など）にスケジュールをメールしてくれる機能があります。これで、カレンダーを確認しなくても会議を忘れることがなくなります。催促メールをするのに抵抗がある方は、ぜひ利用してみましょう。

Ｑ11．特定のメンバーである議題を打合せするのにいい方法は？
Ａ11．閲覧制限のできる掲示板サービスを利用しましょう。

［解説］
　最近はあまり聞かなくなりましたが、掲示板は情報共有ツールとして古くからある定番サービスです。テーマを決めて、それに対する問題提起や解答、意見、感想などを関係づけて書き込めます。いくつかの掲示板サービスでは、閲覧制限を設けることができますので、社内限定・メンバー限定の議題も簡単です。

　また、メーリングリストも議題打ち合わせに使えます。その場合、新しい発言は返信メールを使わないというルールを守るようにします。ネットを見なくても、メーラーに保存されるのが便利ですが、閲覧性にかけるのが難点です。

　そして、意外と使えるのが閲覧制限付きのブログです。掲示板では写真な
ど容量の関係で掲載が難しいものが、ブログではほぼＯＫ。また、閲覧制限によりメンバー限定の議題も掲載できます。何より記入が容易で、ＩＴに不慣れなメンバーがいてもわずかな教育で参加できるのが利点です。


 

　Ｗｅｂサービスを使った情報共有の紹介、今回は３回目です。メールに関連する情報共有についてご紹介しましょう。

 

　Ｗｅｂサービスを使った情報共有の紹介の２回目です。前回に引き続きファイル共有を中心とした利用方法をご紹介します。
 

　２年ほど前、ネットサービスという表現で情報共有の紹介をしました。現在はＷｅｂサービスという名前のほうが定着していますが、インターネットを介して使える有償無償の業務支援サービスであることに変わりはありません。今回から数回にわたり、様々なＷｅｂサービスとその効果的な使い方について、Ｑ＆Ａ形式でお話します。

　既にいくつかのサービスについては「建設業に役立つホームページ」でご紹介していますので、サービスごとの詳細ではなく、特徴と使い方を中心に話をすすめていきます。使い慣れると業務になくてはならない存在となりますし、確実に情報共有を進めることが出来ます。大抵のサービスは無償ですので、ぜひお試しください。

 

　小粋なパワーポイント操作も、とりあえず今回で一区切りです。最終回は、ほかのソフトとの連携についてお話します。

　

　パワーポイントを持たない相手に、ファイルを渡して見せるという方法があります。今回は、これについて説明しましょう。

　方法は３通りあります。

 

　今回は、印刷関連を中心にお話します。オンラインでプレゼするのがパワーポイントの最大の魅力とはいえ、配布資料が必要な場合は少なくありません。ニーズに応じた印刷方法を覚えましょう。

　

　今回のテーマは、リンクの設定です。これを使っている人は意外に少ない気
がしますが、いろいろなシーンで使えます。具体例とともに使い方を紹介します。

　

　今回はパワーポイントならではの操作ともいえる、アニメーションの話です。紙芝居的な使い方からパソコンならではの使い方へのステップアップとして、アニメーションはかかせません。しかし、十分に設定できていなかったり、多用しすぎていたり。使いこなすにはそれなりの練習が必要です。

　アニメーションの設定箇所は、オートシェイプ、テキスト、スライドの３つに分かれます。それぞれの特徴をしっかりつかんでやっていきましょう。

　まずは、オートシェイプです。３つの中で一番良く使われる操作でしょう。ただ、多用しすぎて発表者の自己満足に終わるようなケースも見られます。
　様々なアニメーションがありますが、１つのスライドに３つ以上異なるアニメーションをするのは止めたほうがよいでしょう。アニメーションで複数の効果を使うと、見る側に内容を伝えにくくなってしまいます。もちろん、イラストに動きを与える軌跡や、表示したものを消す終了アニメーションなどは、意外な効果を生み出すことがあるのでおすすめですが、これも多用は禁物です。
　ところで、同時表示はグループ化して表示するのが普通ですが、個々にアニメーションを設定した後、開始タイミングを同時にすることでも実現できます。しかも、個々のアニメーション設定を変えることで、グループ化ではできない動きが可能です（スライドインで右からと左からとする等）。お試しください。

　次にテキストです。テキストは、あまり動きの激しい効果は使わないほうがいいと思いますが、詳細設定で印象を変えることは可能です。テキストに使いたい効果を設定した後で、その設定ボックスを右クリックするとメニューが出てきます。ここで［効果のオプション］を選択すると、細やかな設定ができるメニューが出ます。
　テキストでのポイントは、テキストアニメーションのグループテキスト設定です。通常は第１レベルの段落までとなっていますが、レベルを変えると説明タイミングに合わせた表示が可能です。画面資料を配布している場合はあまり意味がありませんが、画面だけで説明する場合には、見る側に先読みされないようにして、会話と画面に集中させる効果が期待できます。（これもやりすぎには注意してください。）このタイミングに関しても、細やかな設定はできますが、自動再生でスライドを見せる程度の使用にとどめましょう。テキストへのアニメーション効果は、できれば、ファイル全体で１つか２つに統一することをお勧めします。
　開始アニメーションを使わず、強調アニメーションで一つ一つに視線をもっていく方法もあります。全体が５つあって、まず一つ目はというような流れで、５つを先に表示したほうが全体と個々の関係が分かりやすい場合もあります。ぜひお試しください。

　最後はスライドです。スライドそのものにアニメーション効果を与えることは、意外とやらない場合が多いです。もちろん、スライド内でアニメーション効果を使っているのならやらないほうがいいと思いますが、スライド全体に写真を貼り付けている場合や、スライド全体で施工前・施工後のようなイラストを作っている場合には効果があります。ひとつのスライドで変化を表現するのか、複数のスライドで変化を表現するのか、どちらがわかりやすいかはこれもケースバイケースですね。いろいろお試しください。

　どのアニメーションを設定する場合にも、スライドを印刷配布する時のことまで考えるようにします。特にテキストなどにオートシェイプを重ねて表現すると、印刷時にもとのテキストが隠れて見えなくなる失敗をすることがあります。その場合は、非表示スライドとして印刷用スライドを別途用意しておき、印刷時には非表示、表示を切り替えてから、表示のみを印刷するなどのテクニックを利用するとよいでしょう。

　アニメーションは上手に使えば、パワーポイントの最大の武器になります。上記の注意事項を意識しながら積極的に使ってみてください。

 

　さて、今回はパワーポイントでの中心作業となる、図形描画でのワンポイントレッスンです。図形描画については、前回　説明した配置・整列以外にも、グリッド機能を利用して、最初からある程度そろえて書く方法（【ちょっと便利なワード操作（その３）】）、フリーフォームを使って複雑な図形を新規に作る方法（【ちょっと便利なワード操作（その７）】）もお話しました。これ以外にもまだまだあります。

　

　前回は、パワーポイントに関連して、パソコンでプレゼをやるときの注意事項を中心にお話ししました。今回はパワーポイントの機能のうち、みなさんがあまりお使いでないものを紹介します。

　まずは、スライドマスタ。ほとんどの方は、デザイン変更をするのに、あらかじめ用意されたスライドのデザインを選ぶだけではないでしょうか。実は自分で作れることを意外をご存じないないようです。素の状態から作り出すのは難しいですが、既存のデザインをちょっと加工すれば簡単にオリジナルデザインが作成できます。

　作業手順としては、変更したいデザインを選択したのち、［表示］?［マスター］?［スライドマスタ］を選びます。すると、いつもの画面とは異なり、いろいろな領域がわかるような表示になります。例えば、会社のロゴや著作権表示などを入れておけば、全スライドに適用されます。これだけでも印象がずいぶんかわりますね。（ただし、大きなロゴやイラストを入れると、かえって表示が分かりにくくなりますのでおすすめしません。）また、気に入ったデザインだが少々イラストサイズが大きすぎるとか、文字位置を少しずらしたいなどの要望も、マスターを変更すれば一括変更が可能です。

　このスライドマスタを使いこなせるようになると、自分のデザインとしてネット上でアピールしたくなくこともあるでしょうが、それはあくまでも白紙から作り出したものだけにしてください。何らかのデザインを修正した場合は、元のデザインの著作権がありますので、個人使用にとどめるものとします。

　次にご紹介するのは、図形描画での配置・整列と回転・反転です。
パワーポイントでは、図形描画はプレゼする内容をわかりやすくするのに必須のアイテムで、当然、多くの方が四角や丸、矢印などの図形を使って提案内容を表現します。しかし、微妙にずれていたり統一感がなかったりすることがあり、それは［図形の調整］ボタンを押したことがない方に多く見られます。
　この［図形の調整］ボタンの中には、様々な図形描画の支援メニューが入っています。この中の順序とグループ化は、右クリックメニューにも入っていますが、配置・整列と回転・反転はご存じない方が多く、苦心しながらマウスで微調整されているようです。

　配置・整列には、左右と上下に高さをそろえる配置と、等間隔にする整列がありますが、単独使用より複数のメニューを組み合わせると効果が大きくなります。
　これについては、習うより慣れろの感がありますので、ぜひ、みなさんでお試しください。

　回転・反転のうち、回転はオートシェイプの書式設定からも数値で設定できますが、反転はできません。オートシェイプのメニューには、三日月のように左側だけ膨らんでいるものとか平行四辺形のように右側にだけ傾いているものしか（標準で）はいっていません。台形も下だけが小さくなっているもののみです。
　というのは、この反転メニューで反転すれば、左右・上下を変えたものを作れるからなのです。これを知らないでいると、反転したものをつくるのにわざわざフリーフォームを使うしかありません。
　近くでお困りの方がいらっしゃたら、ぜひ教えて差しあげてください。実は私も、最初のうちこのメニューに気付かず、ずいぶん大変な思いもしました。この反転は既存オートシェイプの最も強い味方と言えるでしょう。

　今回から数回にわたり、パワーポイントの操作についてお話します。最近は、発表会や展示会でパワーポイントを使ったプレゼンテーションをずいぶん見かけるようになりました。少しずつではありますが、一般的な市販パソコンにパワーポイントがインストールされて販売され始めてもいます。

　昔のＯＨＰに比べると、デザインも洗練され、比較的操作も覚えやすいパワーポイントですが、文章をただひたすら書いているだであったり、ただのＯＨＰの代わりで動きのないものが多いようです。せっかくパソコンを使うのですから、ＯＨＰではできなかったことをやりたいですね。一歩踏み込んだパワーポイント操作を覚え、一ランク上の小粋なプレゼを身につけていただきたいと思います。
　第１回目は、パワーポイントの基本機能について、書くときに気をつけてほしいポイントを７つお話します。これを押さえるだけで、ずいぶん見栄えが変わります。

 

　４月になり新入社員が入ってきたり、転勤、途中入社でパソコンを新調するケースが多いことと思います。そこで問題になるのが、マイクロソフトオフィス(以下オフィス)のバージョンです。

　一部のパソコンでは、まだWindowsXPが導入されたものを見かけますが、大半はWindowsVistaです。そこに入っているオフィスのバージョンは２００７です。２、３年前なら、WindowsXPとOffice２００３、それよりさらに２年前だと、WindowsXPとOfficeXPです。もしかするとOffice2000を使っている方もいらっしゃるかもしれませんね。

　実は、オフィス２００７よりファイル形式が変わりました。それまでの独自形式から、ＸＭＬ形式に変わったのです。また、拡張子も今までの.xlsや.docから.xlsxや.docxに変わりました。基本的にOffice97?2003まで、実に10年近くファイル形式は不変でしたから、バージョンアップに伴う苦労はさほどありませんでした。（実はマクロの互換性は低く、その点の問題はありましたが。）
　今回はファイル形式が変わったので、で普通に使っている人にも大きな問題が発生します。

　

　前回は、システム辞書による便利な変換方法をお伝えしました。市販辞書やインターネットで提供されている辞書を登録できることもお話しました。

　「でも、自分の業界用の用語辞書はなかったよ」、「会社特有の略語があって困っている」という方もおありでしょう。
　今回紹介するのは、自分で辞書登録するユーザー辞書です。

　ユーザ辞書とは、自分で好きな単語を登録できる辞書のことです。
　具体的には、登録したい単語が決まってユーザー辞書機能を使うには、以下の操作をします。

 

　今回は,効率のよい変換方法のお話をします。

　住所を入力するときどのようにされていますか？
「そんなもの普通に入力するだろう！」という方も少なくないでしょう。
　実は、郵便番号を入力変換しただけでかなりの部分が入力できるのです。それが、ＭＳ?ＩＭＥのシステム辞書の中にある郵便番号辞書です。郵便番号も７桁になって１０年、そのおかげで、丁目まえまでが入力できるようになったのです。例えば、486-0913と入力してから変換キーを押すと、愛知県春日井市柏原町と出ます。キーを打つ量がとても少なくなるはずです。

　この辞書機能を使うには、以下のようになります。
・ツールバーの中にある［ツール］をクリック
・出てきたメニューから［プロパティ］をクリック
・タブで［辞書／学習］をクリック
・下にあるシステム辞書の中から使いたいものにチェックを入れる

郵便番号には郵便番号辞書、顔文字（文字でつくる顔の表情）を使いたければ話し言葉顔文字辞書など、人名地名や単漢字などさまざまな辞書があります。思ったような変換ができなければ、この辞書のチェックを増やしてみることをお勧めします。

　さて、ここまではちょっとした書籍にも載っていることですが、ここからがポイント。
　まず、システム辞書ですが、追加することができます。土木辞書や医療辞書などの業界別辞書や相撲辞書、ガンダム辞書なんて業務にはちょっとと思うものまでいろいろあります。
　Ｙａｈｏｏなどの検索エンジンで、「MS-IME　システム辞書」と検索すると、有料、無料の様々な辞書が見つかります。登録方法は、ダウンロードしたのち、上記の［辞書／学習］の画面で右下にある追加ボタンをクリック。すると辞書ファイルのダイアログボックスが開きますので、ダウンロードした辞書を指定してください。その後、システム辞書の一覧に追加した辞書名が入っていることとチェックが出来ていれば、利用可能になります。

　辞書が多いと、変換効率が逆に下がったり、変換速度が若干遅くなるケースもありますので、いくつかの辞書のチェックをオンオフして自分に最適な環境をつくるのがよいでしょう。

　もうひとつのポイントは、郵便番号辞書の更新です。最近は少し落ち着きましたが、市町村合併で住所が変わることが多いですね。近くの住所ならともかく、年賀状しか出さない相手などは、新しい住所がわからない場合も多いものです。せっかく、郵便番号で変換しても、間違っていれば意味がありません。そこで、辞書の更新が必要なのです。それほど難しくもありません。下記アドレスで、ＭＳ-ＩＭＥのバージョンに応じて、更新された郵便番号の辞書の場所がわかるようになっています。

　http://support.microsoft.com/kb/832463/ja
 

基本的には、辞書更新プログラムをダウンロードしてダブルクリックしたら、あとは指示に従うだけで終了です。
　困ったことに、古いバージョンのＭＳ-ＩＭＥ対応ぶんまでは最新の郵便番号が提供されません。そのときはお手数ですが、下記サイトで提供されるシステムでオリジナルの辞書を作るしかありません。

http://www7b.biglobe.ne.jp/~kenken_y/#zipcsv

自分の辞書の作り方については、次回お話したいと思います。とりあえずは、
システム辞書のチェックを増やしてみて文字変換の効率アップを目指しましょう。



 

　今日は特殊入力機能についてお話します。

　特殊入力とは、キーボードからではなく、マウスを使った入力です。ＭＳ?ＩＭＥのツールバーにあるＩＭＥパッドというものを使います。ここには、初心者に便利な入力方法がたくさんありますから、キーボード入力が苦手な方・漢字が苦手な方はぜひ覚えてください。

　

　今回から、日本語変換を便利に使えるようお話します。文字入力は支障なく出来ても、変換がうまくいかないと作業効率は下がります。前回までお話したエクセルやワードと同様で、知っているとかなり楽になるという機能がいろいろあります。ぜひ覚えて、らくらく入力を身につけましょう。

　

　さて、ワード操作も７回目となり、今回で一区切りとします。最後にご紹介するのはオートシェイプです。

　オートシェイプとは、ワード上で書く図形のことです。ただし、写真のように拡大すると粗くなるのではなく、大きさに応じて見栄えのいい状態を作り出してくれます。

  みなさん、左手を使っていますか？
「そりゃ、文字打つときには当然使うよ」
いえ、編集や書式設定のときです。
「そんなのアイコンをクリックするかメニューを選ぶしかないだろ」
いえいえ、そんなことはありません。

　今日は、うまく使うと作業効率アップが期待できるという機能の話をしましょう。
　

　　今日は、スタイルについて述べます。スタイルとは、文字装飾や文字サイズ、罫線（文字囲み）などをひとつのグループとして登録し、段落単位でこの設定を適用できる仕組みです。使用頻度・認知度が低い機能なのですが、私個人としてはかなり重要だと考えています。

　「そんなの文字装飾を個別にやればいいじゃん」といわれてしまいそうですが、スタイルの変更は一括で後からでも出来ますが、個別の文字装飾は、簡単に出来ません。例えば、見出しをすべて斜体の太字にしたい場合、個別設定では一つ一つ修正しなければなりませんが、共通の見出しスタイルを設定しておけば、そのスタイル内容を変更するだけで自動的に反映されます。
 

　今回は、みなさんがあまり気にしていないけれど役に立つという機能を説明します。それはヘッダーとフッターです。ついでにセクションも勉強しましょう。

　ヘッダー・フッターとは、上余白（ヘッダー）と下余白（フッター）にページ番号や日付を表示するものです。あまり利用されていなかったり、使っているのを気付いていない方もいます。
　ページ番号を入れたい場合に［挿入］?［ページ番号］を使えば実行されますが、実はこれもヘッダーやフッターに挿入されているだけなのです。よく初心者の方からページ番号を編集できないとの質問が来るのは、この関係が理解できていないからなのです。

　

　みなさん、インデントとタブはお使いですか？この２つを使いこなせれば、ワードに対して抱いている不満の半分は間違いなく減るはずです。もちろん、オートコレクトやオーフォーマットなどのおせっかい機能はオフにしてですが。。。

　今回は、インデントとタブに次いで、よく質問をうけるワードの図形描画についてです。
「フロー図がまっすぐかけない」「簡易なイラストを描きたいのだが、変なところにマウスが固定されてしまう」などの不満を聞きます。とはいえ、ちょっとした図形描画のためにわざわざ他のソフトを使うのも手間ですね。
　図形描画のポイントは、グリッドを上手につうこととレイアウトを調整することです。

　

　前回に続き、覚えておくと便利なワードの操作です。今回はタブについて説明します。

　タブとは、あらかじめ設定した一定の文字間隔の位置に、文字を移動させる機能です。原稿用紙を元に、空白文字で文字間隔を調整してきたワープロ世代の方には「何それ？」ですが、英語のように文字幅がまちまちなものには、文章の頭をそろえるためになくてはならない機能です。

　

　エクセルとワード、どちらをよくお使いですか。初心者の方ですとエクセルが多いのではないでしょうか。現場で生産量をまとめる、営業で売上げ予想をたてるなど、数値を使ったものを楽にまとめるためにエクセルを使い始め、そのうち、セ
ルを上手に利用して文章まで書いている人を多く見かけます。

　いっぽう、ワードは、日本人の大好きな罫線を多用すると不具合がおきやすい、原稿用紙のように文字がきちんと並ばない（標準設定の場合）などの理由で敬遠されるようです。

　とはいえ、施工計画書や論文、報告書など長文を書く場合、ワードはエクセルより便利な部分も少なくありません。今回から数回にわたり、便利にワードを使えるようお話していきます。

　まずは、おせっかい機能の解除とインデントの説明です。

 

　現場で役立つエクセル操作も７回目になりました。まだまだ、お伝えしたいものもはありますが、とりあえず今回で一区切りとします。

　今回は、ショートカットキーです。初心者の方はあまりご存じないと思いますが、複数のキーを組み合わせて入力することにより、メニュー選びやマウス操作の手間がなく、いろいろな機能を実現できるものです。これを覚えると、手を動かす量が減るのでずいぶん操作が楽になりますが、なかなか覚えれないのも事実です。実際にヘルプでショートカットキーをご覧いただくとわかりますが、１００以上の操作ができるので驚かれることでしょう。

　

　今回は、参照と演算子についてです。難しい言葉だという印象を持たれるでしょう。意味はそれほど難しくありませんが、使いこなすのが意外と難しいというのがこの参照と演算子なのです。

　

　前回、セルの書式設定の説明をしました。今回は条件付き書式についてです。意外とご存じない方が多いようですが、実はこの機能はエクセル９７の時か
ら提供されています。
　
　周知されていないのには、いくつか理由があるようです。
　ひとつの理由としては、使用法がよく分からないことです。例題としてよく挙げられているのは、特定の文字が入っているものに色つけるとか、ある値を超えたものに色をつけるなどです。しかし、これならば、ＩＦ分で○×ができる枠を設けることと大差ありません。むしろモノクロプリンターで印刷するのには、色つきより○×のほうが望ましいときもあります。

　二つ目の理由としては、使い方が少々難しいことです。条件としては最大３つ使える上に、数式が入力できるのでかなりのことができるのですが、それゆえ使いこなせないというのが実情のようです。

　では、どのような場面で利用するのがよいでしょうか。
　

　前回、セルの入力規則についてお話しました。その入力規則とセットにして使うと便利なのが、セルの書式設定と条件付書式です。今回は、セルの書式設定について説明しますす。

　セルの書式設定は、既にご存知の方が多いと思いますが、どこまで使われているでしょうか。［書式］?［セル］を選ぶと、いろいろな書式があらかじめ用意されていますが、この中から選んで済ませる場合がほとんどでしょう。しかし、実は
最後のユーザ定義が一番のポイントなのです。

　

　今回も［データ］のメニューからの紹介です。入力規則について説明しましょう。
　
　エクセルに限らず、パソコンが最も威力を発揮するシーンは、一度作ったものを再修正するときです。手書きは、上手に消してから書き直すので非常に面倒ですが、パソコンでは簡単です。特に、計算が連動しているものは、手書きはパソコンにかないません。別の言い方をすると、あまり書き直しがないものならば手書きでもよいわけです。ですから、パソコンを利用する際のポイントは、効率よく再利用されるかどうかであると言えます。

　さて、再利用には、入力箇所がわかりやすくなっていることはもちろん、入力する項目もわかりやすいことが重要です。また、数字を入力するところに文字が入力されないようにしたり、有効な文字数でないと警告が出たりすれば、慣れない方にも親切ですね。

　これを実現するのが入力規則です。

　前回は、集計が簡単に出来る機能として、エクセルの機能である［並び替え］［集計］［グループ化］の３つを利用しました。

　集計はひとつの項目だけしか基準に出来ません。しかし、複数の基準で集計というニーズのほうが多いと思いますので、今回は集計機能の第２弾として［ピボットテーブル］をご紹介します。
　ピボットテーブルとは、直訳すると「回転させる表」という意味ですが、一般にクロス集計表と呼ばれます。「表を回転させるって？」と疑問にお思いの方も、使ってみるとその意味を理解していただけるでしょう。

　

　今回からエクセル操作についてお話します。関数編では、全部で３０数個の関数をご紹介しましたが、組合せるとかなりの自動化が図れるはずです。しかし、それだけでは、まだエクセルの一部を利用しているにすぎません。メニューの中には日々の業務を効率化する様々な機能があります。これは便利だと思うものを中心にご紹介しましょう。

　[データ]メニューにある集計機能について見ていきます。［データ］メニューには、エクセルに記入した表をデータベースのように扱ったり、入力を容易にするための機能が入っています。

　

　エクセル関数の紹介も今回で一区切りとします。まだまだ紹介したりない部分もありますが、今までに紹介した関数だけでもかなりの量があり、かつまた効果的な電子帳票を作成するのに十分であると考えました。他の関数については、先週紹介した関数リンク集をご参照してください。

　これまでに、約３０個の関数を紹介しました。組み合わせて使うと、より大きな効果をあげることができます。組合せは各自お試しいただく必要がありますが、大切なのは、最初セルをわけて確認できるようにしてから使うことです。
これを怠ると、予期せぬ結果をチェックできなくなります。特にみなで使えるような帳票・記録用紙を作成する場合には、これを徹底してください。そして、一通りのチェックが終わったら、ひとつのセルにまとめます。入れ子という仕組みが使えるのもエクセル関数の大切な機能です。

　最後に取り上げる関数は、三角関数です。「私はこれで数学やめました」と、どこかのコマーシャルのパロディではないですが、多くの方がこの関数に抵抗をおもちです。また、覚えても実生活でほとんど使わないと思われがちな関数でもあります。

　

　エクセル関数の紹介も５回目になりました。目的別に厳選して紹介しているとはいえ、使いこなすにはそれなりの経験が必要です。大切なことは、行う作業を少しでも楽にする関数がないかと探すことです。
　今回紹介する検索関数も、知っているのと知らないのとでは作業効率が大いに変わります。たとえば、コード表を入力してその横に材料名や現場名などを記入する業務の場合、あらかじめこの検索関数を設定しておけば、入力手間が一気に省けるのです。これを知らなかった人にとっては、「今まで何やってたんだろう」と思うこと間違いなしでしょう。エクセルでやみくもに関数を使うと動作確認や修正問題が発生してやっかいですが、使わないのはやはりもったいないと思います。この機会にぜひご利用ください。

　よく使う検索関数は、下記の２つです。
目的：テーブルからデータを検索し、一致した行の値を求める
関数：ＶＬＯＯＫＵＰ（検査値，範囲，列番号，検索の型）
目的：テーブルからデータを検索し、一致した列中の値を求める
関数：ＨＬＯＯＫＵＰ（検索値，範囲，行番号，検索の型）

使い方は、探すのが行方向か列方向かの違いで、それ以外は変わりません。実際には、列単位で情報をまとめるVLOOKUP の方が好まれる場合が多いです。よって今回はVLOOKUP で説明しますが、記述してある列を行に読み替えれば、HLOOKUP になります。

　まず、はじめに検索元になるデータ入力します。最低限必要なのは、検索されるコード番号とその名前の２列（３列でも４列でも可能）です。たとえば、コード番号と名前、単価、メーカー名など並べることもできます。重要なポイントは、検索されるコード番号が一番左端の列であること。途中の列は指定出来ませんので、ご注意ください。記入するシートは検索シートと同じ場所のほうが選びやすいでしょうが、別シートでも問題ありません。（管理は別シートのほうがしやすいかもしれませんね）

　表の準備が出来れば、いよいよ関数の入力です。
　ポイントは２つです。ひとつは、範囲を指定する際に必ず固定（Ｆ４キーを押す）しておくことです。これはコピーする際に範囲が変わらないようにするためです。Ｆ４を１回押すとＡ１：Ｃ５が＄Ａ＄１：＄Ｃ＄５と表示が変わります。こうすると、コピーしても範囲が変わりません。このセル範囲の固定は他のところでも使えますので、ぜひ覚えましょう。（Ｆ４を押し続けることで全固定、列固定、行固定、固定解除の順にグルグル変わります。）
　二つ目は、検索の型です。ここに何も入れていないシートをよく見かけますが、それでは、あいまいな結果が入るおそれがあります。必ず、0もしくはFALSEを入れましょう。そうすれば、あいまい検索ではなく、完全一致のみ表示するようになります。

　そのほかの引数は、検索値が探す元になるコード番号、列番号が表示したい項目の列を範囲指定した列の左端を１列目として数えた列数です。（Ｆ列?Ｈ列にデータが入力している場合Ｈ列の項目を表示したければ３を入力します。）

　今まで紹介した関数と違い、エクセルをデータベースのように使いますから、初めての方はかなり新鮮に感じられることと思います。私も、エクセル関数のデモをやる際はこの関数を使うことが多く、初めて関数に接する人にはインパクト大です。

　このほかにも検索関数はありますが、この２つの関数の使用頻度が高いでしょう。もちろん、目的に応じた関数を使うのがエクセルの基本です。どんな関数があるかのぞいてみてください。

　エクセル関数の第４回は、日付関数です。日付を入力する機会はかなり多いと思いますが、関数を使うことは少ないと思います。

　この日付関数、実は少し取扱いが難しいのです。それで、ついつい使わず済ませてしまうようです。とはいえ、使えればとても便利なのも事実。取扱いの注意点を中心に説明していきましょう。

　注意点１、エクセルで日付はシリアル値という特別な数字で管理します。
　これは、1900/1/1を１とし、時間は24時間を１として考えます。つまり、1900/1/10 12：00は、エクセルでは10.5として管理します。（上記の日付時刻を入力した後で表示形式を標準にすればわかります）

　このため、引き算や足し算ができるのです。「日付を入れたのに変な数字が出てる」という相談を受けますが、これは表示形式が日付以外の他の形式になっているためです。日付表示にすれば元に戻ると覚えておきましょう。

　このシリアル値という管理ゆえに、文字からシリアル値に変換するとかシリアル値から年だけ抜き出すなどの関数が必要になります。

　　目　的　　　　　　　　　　　　　　　関数名

数値で指定した日付データを求める　ＤＡＴＥ（年，月，日）
数値で指定した時間データを求める　ＴＩＭＥ（時，分，秒）
シリアル値から年を求める　　　　　ＹＥＡＲ（シリアル値）
シリアル値から月を求める　　　　　ＭＯＮＴＨ（シリアル値）
シリアル値から日を求める　　　　　ＤＡＹ（シリアル値）
シリアル値から時を求める　　　　　ＨＯＵＲ（シリアル値）
シリアル値から分を求める　　　　　ＭＩＮＵＴＥ（シリアル値）
シリアル値から秒を求める　　　　　ＳＥＣＯＮＤ（シリアル値）
曜日を数字で表す　　　　　　　　　ＷＥＥＫＤＡＹ（シリアル値，種類）

※シリアル値は、実際にはセルに入力した日付があれば、そのセル番地（Ａ１とかＣ１等）を指定すればＯＫです。

　注意点２、自動的に変わる関数があります。
　パソコンの時計を利用して日付・時刻を自動更新するものがあるのです。

　　目　的　　　　　　　　　　　　　　　関数名
　今日の日付を表示する　　　　　　　ＴＯＤＡＹ（）
　今日の日付時刻を表示する　　　　　ＮＯＷ（）

この２つの関数は、引数がいりません。そのかわりに、入力されたエクセルのシートでは常に日付・時刻を確認しています。エクセルのシートに印刷時刻を表示したい場合には非常に便利ですが、ファイルを開くたびに日付・時刻は変わってしうため、作成日などを記録しておきたい時には不向きです。覚えたてのころは、つい便利なので使ってしまいがちですが、開くたびに書き換わりますから、修正日などに使用すると「前はいつ修正したのか」がわからなくなってしまいます。ご注意ください。

　注意点３、幻の関数があります。
　これは他の表計算ソフトとの互換性を考慮して残されているもので、ヘルプには載っていないのですが使うことができます。

　　目　的　　　　　　　　　　　　　　　関数名
日付を和暦文字に変換する　　　DATESTRING(日付のシリアル値)
開始日と終了日との日数差　　　DATEDIF(開始日,終了日,"単位")

※単位は下記の６種類です。
　　　　Y：年数　　Ｍ：月数　　D：日数
　　　　YM：年数表示での端数の月数
　　　　YD：年数表示での端数の日数
　　　　MD：月数表示での端数の日数

一つ目のDATESTRINGは、TEXT(A1,"ggge年mm月dd日") という関数で代用できますが、二つ目のは単位の選び方によってはなかなか代用しにくい関数です。そのため、未だに裏技として紹介されている場合が多いです。（生年月日から現在の年齢を出すときによく使われています。）しかし、不具合もあるようなのであまりお勧めしません。

　注意点４、分析ツールアドインを組み込まないと出てこない関数が意外と便利です。
　初心者の方はあまりご存じないでしょうが、エクセルはアドインを組み込むことでいろいろな機能を追加できます。メニューの中から[ツール]?[アドイン]と選ぶと、標準でいくつかのアドインが選べるようになっています。このなかの[分析ツール]を選ぶと、下記の関数が使えるようになります。

　　目　的　　　　　　　　　　　　　　　関数名
指定された稼動日数だけ日付　　WORKDAY(開始日,日数,祭日)
指定された期間の稼動日数　　　NETWORKDAYS(開始日,終了日,祭日)
日付がその年の第何週目　　　　WEEKNUM(シリアル値,週の基準)
月末の日付　　　　　　　　　　EOMONTH(開始月,月数)
指定した月数だけ前後した日付　EDATE(開始日,月数)

※祭日は、祭日の一覧をシートに記入してセル範囲を指定します。WORKDAYとNETWORKDAYSは、自動的に土日も差し引くので注意が必要です。

　上記の関数は、納品日や請求日を計算するのに重宝します。一度使えるようになると手放せなくなるでしょう。

　日付関数は、注意点を把握した上で利用すれば、勤務表や請求管理、納品管理など日付をつかうシートでの入力手間が削減でき、非常に便利です。ぜひ使いこなしてください。

 

　エクセル関数の３回目は、文字列結合です。エクセルで表計算と同様によく利用する一覧表作成（計算を行わずにエクセルを使っている）のときに役立つ関数です。

　Ｎｏ．１とかＳＴＡ２３＋２０とかをどのように入力しますか？
「そのまま、入力しているよ」という人が多いでしょう。それでは、ＳＴＡ２３＋２０からＳＴＡ２５＋４０までの距離を計算する際はどうします。（ＳＴＡは１００ｍごとで１あがるとします）
「う?ん、横に２３２０と２５４０と入力して、それを用いて計算するようにする！」
それも正解です。でも毎回入力するのは面倒ですね。これを、関数を使って取り出せるのです。

　

　前回の８個の関数は、いかがでしたか。この関数だけでかなりのことができますね。現場では、まだまだ電卓をたたいて紙に書く習慣が多いのですが、エクセルで一工夫することによって効率化を図る余地はありそうです。ぜひみなさんで情報を共有して、ミスなく楽に仕事ができるようにしましょう。

　さて、今回はＩＦ関数を中心とした条件付き関数について説明します。プログラムのような難しいやつ！と敬遠されがちですが、これが使えるとかなり応用が利くようになります。チェックミス・作業手間を減らす重要な関数ですから、ぜひ使っていただきたいと思います。

　

　今回から数回にわたって、使用頻度の高いソフトをより一層便利に使いこなせるようお話していきます。

　今回はエクセルです。エクセルが表計算ソフトであることは、何となくご存知でしょうが、「表計算機能」は積極的に利用されていますか。

　建設現場において、携帯電話はかかせませんが、まだまだ通話料金が高いです。長くなる内容の場合は、改めて固定電話からかけなおすかメール等の別媒体で送る、最後は相手のところに訪問して顔と顔をつき合わせて話すことになるのではないでしょうか。

　近くならともかく、遠隔地の人とやりとりするのは大変です。固定電話も、一昔前に比べればさまざまな低価格なサービスが出ていますが、未活用であることも少なくないようです。通信費に頭を悩ましている経理関係者も多いでしょう。

　今回ご紹介するのは、ＩＰ電話サービスです。このＩＰ電話というのも、解釈によっていろいろな種類がありますので、利用者の混乱を招いているようです。

　

　みなさんのところに迷惑メールはどれくらい届きますか。週に２，３通という方もあれば、日５０通以上という方もいらっしゃるでしょう。どちらにしても、作業効率を下げる困り者であることには変わりません。今回は、この迷惑メール対策についてお話します。

　迷惑メールにもいくつかの種類があります。

 

　今回は、インターネットやパソコンを使わない不正行為についてお話します。前回までは、ファイル共有ソフトやインターネットから来るウィルスの話でした。当然、それらはパソコン上での話であり、パソコン内やネットワークのセキュリティで防げるものです。しかし、これからお話しすることはそれではカバーできません。

　ソーシャルエンジニアリングという言葉をご存知でしょうか。これは、直訳すると「社会工学」ですが、実際の意味は、ネットワーク管理者や利用者のシステム情報（主にパスワード）を話術（主に電話）や覗き見によって入手する手法です。人間の持つ心理的な隙を突いて情報を入手するのです。「オレオレ詐欺」もソーシャルエンジニアリングのひとつといってよいでしょう。

　

　前々回に続き、情報セキュリティの話です。今回は、最近特に話題のファイル共有ソフトやスパイウェアを含めたマルウェアについての説明です。

　Ｗｉｎｎｙ（ウィニー）というファイル共有ソフトをご存知でしょうか。新聞やテレビで何度も名前が出ていますが、実際はどのようなものかご存じない方も多いでしょう。
　

　今回は、よく質問のあるソフトの使い分けについてお話したいと思います。

　「この帳票つくるのはエクセルがいいのかな」「これってワードだと難しいの？」というような質問がよく出ます。また、かたほうのソフトしか使えないからと、力技（無駄に時間をかけて）で電子データを作っている例を見ます。

　ワードは文書作成、エクセルは表計算と本来の役割はありますが、日本での使い方はその枠を超えたものになっているようです。
　その最たるものが罫線の使い方。有名な話ですが、日本での罫線に対するニーズの多さに日本語版で先行して罫線機能をつけ、それが逆輸入の形で英語版の次のバージョンに反映されたそうです。
　ワードでの原稿用紙ウィザードなどは、日本ならではの文字間隔を一定にしたいとのニーズから発生したものです。海外では、単語間は狭く・空白は広くし、単語を１行に収めるために行ごとの文字数はバラバラという発想ですが、日本ではこれが受け入れられにくいようですね。（私のところにくる不満で一番多いのが、この文字の並びが一定にならないというものです。）

　適切な機能を使えば、問題の多くは解決するのですが、それを習得しないまま作業を進めているのが実情です。

　では、使い分けを決めるポイントを説明しましょう。
　

　情報セキュリティの現場編の２回目です。前回はウィルス対策についてでした。今回は情報流出対策の説明をしたいと思います。

　個人情報保護法の施行以降、発注者・近隣住民・関連業者さんにいたるまで、情報流出に対する意識と関心の高まりはとどまるところを知りません。法律上は、５千名以上の顧客情報を有するものに対してとありますが、数十名でも個人情報を管理する以上、情報流出対策を施す必要があります。たとえ数名でも賠償責任が生じるからです。

　現場での個人情報は、氏名・住所の基本情報はもちろんのこと、学歴等のセンシティブ情報、さらに状況によっては医療情報などハイセンシティブ情報（高圧業務の関連等で）まであります。また、個人情報以外にも、オープン前のビル内図面や工場の機械配置等、企業の最高機密情報もあります。これらは業務を行ううえで必要不可欠な情報ですが、同時に流出防止を徹底しなければならない情報でもあります。

　このように、現場には一般企業以上に重要情報があるにもかかわらず、管理体制はきちんとできていない場合が多いものです。しかし、現場管理以外にこれらに気を使うのは大変です。そこで、できるだけ最小限の労力で管理できるよう押さえておくべきポイントをお話します。

　まずは、施錠や机の片付け等、身辺の対策です。机上の資料は、現場に行く等少し長く不在になるときは、必ず引き出しに入れるようにしましょう。そのためには、ひとつの引き出しを一時保管用にまるまる空けておくようにします。こうすればすぐにしまうことができますし、元に戻すのも楽です。「引き出しひとつあけるなんて難しいよ」という方もいらっしゃるでしょうが、その場合は増設してでも空き引き出しを用意するようお勧めします。
　また、関係者に鍵を渡して施錠を習慣づけるようにしましょう。現場事務所全体を施錠するのが理想ですが、最低でも机の施錠をしましょう。私の経験ではこの対策が一番わかりやすく効果が大きいです。施錠によって「この現場は情報管理をきちんとやるんだ」といった意識向上も図れます。事務所がきれいに見えるというおまけ効果もあります。机が片付いていて、施錠がしてあるということは、机やその他の場所に資料が逸散していないということです。これが進むと、ファイリングや棚管理など一歩上の情報管理を行えるようになります。

　次にパソコン管理です。ウィルス対策以外で行っていただきたいのが、不正侵入防止です。スパイウェアを筆頭に、インターネット上には様々な情報漏えい
のわながあります。もっとも手軽な対策は、ファイアウォールソフトの導入です。昔と違ってウィルスソフトとセットで販売されていることが多いので、知らないうちに導入している場合もあるかと思います。意識的にウィルスソフトだけ導入されている方もおありかもしれませんが、情報流出はウィルス対策では防げません。パソコンの性能は多少犠牲になりますが、ぜひ導入してください。
　このほかにも覗き見防止対策として、離席時にパスワード付スクリーンセーバーを起動させたり、盗難対策として週末は必ずノートパソコンを施錠のできるところにしまうよう習慣付けましょう。「見せない、見させない」が情報流出防止の基本スタイルです。

　最後に紙の管理です。電子データのほうが加工しやすく持ち運びやすいため、ついついそちらに目が行きがちですが、紙のほうがよほど危ないのです。最近は経費削減対策の一環で、失敗した印刷紙の裏紙をメモやためし印刷に使うところが増えてきていますが、金や人の情報がはいったものはどこで見られるかわかりません。もったいなくても不要になったら必ずシュレッダーにかけます。また、必要となる可能性は低いが取っておきたい資料などは、スキャナーでとりこんで電子化し、紙は破棄しましょう。めったに使わないカタログ類や期限の過ぎた安全大会の資料などは、場所をとるだけで無駄です。情報としては価値は低いでしょうが、適切な管理（できるだけ処分）をして大事な情報を埋もれさせないようにすることが大切です。

　今回お話した対策はそんなに難しい内容でなく、明日からでも実行できるようなものを選びました。簡単ですが、効果はあります。まずは自分の身の回りから始めて現場全体に広めていき、最後に会社全体へとステップアップしていくのがいいと思います。

　今回から何回かにわたり、情報セキュリティのお話をしていきます。情報セキュリティといっても幅広いので、「現場編」として一般ユーザーに関係することを中心に説明します。

　今回は、情報セキュリティの代表選手ともいわれるウィルス対策についてです。ウィルスといっても、そのパターンによって３つに分かれます。

　

　今回は、よく質問のある、ファイルの種類とバージョンについてお話します。
　最近では特に、電子納品やメールでのファイル交換が増えたため
「このファイルを見るにはどうすればいいか」「相手に送付するときに何に注意したらいいか」
などの質問が増えてきています。
　そこで、今回は代表的なファイル名、特に拡張子についての説明です。

　今回紹介するのは、ネットサービスです。従来のように自分のパソコンにインストールするのではなく、インターネット上に情報を登録することで情報共有やデータの受け渡しができます。現在は、グループウェアを中心とした情報共有型のサービスが多いですが、いずれは表計算やワープロソフトも提供されるようになり、インターネットにつながればどこでも、自分のパソコン環境が再現できるようになるかもしれません。とはいえまだまだ実現には時間がかかりそうです。とりあえずは、現状で使えるサービスと現場での使い方についてお話しましょう。

　

　今回は電子納品関連ソフトの紹介です。残念ながら、電子納品ソフトで完
全なフリーというものを残念ながら知りません。よくあるものとしては、30日間や60日間といった期間限定の体験版か機能制限（印刷ができない等）の体験版が浮かびます。
　しかし、下記で紹介するソフトは、機能制限なしが１年間、しかも、閲覧はその後もできてしまうという、太っ腹といいますか頭が下がる「体験版」です。１年
間あれば、中規模現場なら充分終了しますから、ひとつの現場の着工から竣工?納品まで、体験版でできるのです。

　

　表計算、ワープロ、ＣＡＤ、ＰＤＦと、前回までの紹介で一般業務で使うソフトが揃いました。今回は、補完の意味でデスクトップアクセサリをいくつかご紹介します。

　「デスクトップアクセサリって壁紙とかスクリーンセーバーのこと？」
いいえ、もちろんそれも含まれますが、更に業務に役立つものです。デスクトップアクセサリとは、そもそも机の上にあるような文房具を電子化したものです。机上が紙の資料であふれている方にはぜひ使っていただきたいと思います。

 

　今回はＰＤＦ関連ソフトを紹介します。本来ならこれ１本でとおすすめしたいのですが、できればいいのですが無料ソフトではそうもいきません。今回はあわせ技でいきたいと思います。

　

　さて、第２弾は【Ｊｗ＿ｃａｄ】(ジェイダブルキャドと読みます。)
　表計算やワープロソフトの次は、ＣＡＤソフトですね。これだけで現場の書類作成は一通りできるといったら言い過ぎでしょうか。重要ソフトです。

　ＣＡＤソフトの代表格としては、ＡｕｔｏＣＡＤがあります。一般的に使われているのは２Ｄ機能に限定されたＬＴ版でしょう。定価は178,500 円。このソフトと優劣つけがたい機能を持つのが、今回紹介するＪｗ＿ｃａｄです。

　

  前回、無料ソフトの概略と紹介理由等をお話しました。今回からはおすすめソフトの紹介です。

　さて、第１弾は最近話題の【ＯｐｅｎＯｆｆｉｃｅ】（オープンオフィスと読みます。）最近のＯＳＳの代表格といってもいいでしょう。

　

　今回から数回にわたって、いろいろなソフトの紹介をしていきたいと思います。もちろん、タイトルにあるように無料が前提です。期間限定のものもありますが、基本的に無期限に使えるものを紹介します。

 

　今回は、現場で最近増えてきたＣＡＤデータの交換についてです。

　電子納品に限らず、施工図や仮設図作成にＣＡＤを利用する機会が増えています。ＪＶのようにいくつかの建設会社がＣＡＤデータを共有することもあれば、協力業者とのデータの受け渡し、施主との受け渡し等、ＦＤやＭＯ、ＣＤ?Ｒを用いてＣＡＤデータを交換するシーンは少なくありません。

　しかし、同じＣＡＤソフトを使っていわけではないので、そのまま渡すことができず苦労した経験をお持ちの方は多いでしょう。

　

　今日は３回目として、ネットワークを利用する際のルールのお話をします。

　まず大切なのは、「メンバーのレベルに応じたルールにする」です。
　

　前回に引き続き、現場でのネットワーク構築についてです。今回はソフトウェアの話です。

　ソフトウェアといっても、今はほとんどのソフトがウィンドウズの標準ソフトとして入っていますから、改めてソフトをインストールすることはないかもしれません。昔はＬＡＮカードは標準ではなく、ハードウェアをセットした後に、メーカーから供給されたソフトを導入して細やかな設定をしないと使えない状態でした。現在では、ほとんどのパソコンがＬＡＮカードを内蔵済みで、ソフトも使用できる状態で出荷されています。

　

　今回から数回にわたり、現場でのネットワーク構築についてお話します。
　「ネットワークっていわれてもうちは一人現場ばかりだし……」「本社に近いから経費削減で仮設事務所もないし……」という方も多いでしょう。昨今の管理費削減の影響で、現場あたりの監督が減少し、事務所の簡略化（ハウスのみ電気なし、ハウスなし自動車が事務所を兼ねる、等）が進んでいる状況もあるでしょう。
　しかしそれでは話が始まりませんので、３人程度の現場事務所と仮定して話をさせていただきます。

　

　前回お話した携帯電話ソフトについて、詳しくお話します。

　ちょうど、携帯メールが出始めた直後(1998年)あたりに、ソフトが発売されました。電話帳に記録するメールアドレスやその他の情報が増え、また、落としたり紛失したりして情報をバックアップする手段が必要な人が増えてきたからでしょう。

　特に建設業では、携帯電話が他業種よりも早くから、しかも頻繁に多く利用されてきました。にもかかわらず、過酷な条件下（炎天下、雨天、汗、コンクリート？）でデータは喪失の危機にさらされていると認識していない方が多いようです。また、データ喪失しても、『仕方ない』で済ませてしまう場合が多いようです。

　そこで前回、携帯電話ソフトを紹介しましたが、『実際にどう使うの？』『機能はどんなものがあるの？』といった質問も多いので、今回は、その話をします。

 

　デジタルカメラやスキャナーを用い、写真やイラストなどの画像データをつかった資料が増えてきました。見やすくわかりやすい書類には不可欠となっています。得意先への説明、上司への報告、近隣への紹介など用途はいろいろです。

　ところで、画像データにはいろいろな種類がありますが、種類によっては向き、不向きがあることを知らない方が多いようです。今回は、代表的な画像データの種類についてお話します。

　

　第46号から7回にわたり、様々な周辺機器の選び方を紹介してきました。タイトルで振り返ると、以下のようになります。

　第46号　G016　周辺機器の選び方【ＣＤ、ＤＶＤ】
　第49号　G017　周辺機器の選び方【ＭＯ、ＦＤほか】
　第52号　G018　周辺機器の選び方【スキャナー】
　第55号　G019　周辺機器の選び方【プリンター】
　第58号　G020　周辺機器の選び方【ディスプレイ】
　第61号　G021　周辺機器の選び方【プロジェクター】
　第63号　G022　周辺機器の選び方【ネットワーク関連】

　別の業界の友人に言わせると、建設業の工事事務所は「IT工場」だそうで、それほど多くの機器に取り囲まれています。どれも電子納品には必要不可欠であり、結果的に多額の費用が業者にのしかかっています。

　今後、国から県へ、県から市へと電子納品の波はますます広がりを見せています。公共工事のみならず民間工事でも、電子納品的な発想（ＣＡＤデータでの納品、打合せ簿のメール交換等）がなされており、これを避けて通ることはできません。

今回は、まとめ編として、周辺機器をどのように管理していくかをお話します。

　

　今回はネットワーク関連です。最近は、少人数の現場でもネットワークを組みファイル共有を行うこともありますね。よく使われる機器としては

　・ハブ
　・ルーター
　・無線ＬＡＮ
　・プリントサーバー
　・ＮＡＳ
　・ケーブル

があります。これらの選び方のポイントを説明します。

 

　今回はプロジェクターです。現場につき１台というわけにはいきません(現在、大規模現場ではほとんど置いています)が、会社に１台あると便利なものです。ここ数年、ホームシアターと称しプロジェクターを家庭で使われる方も増えているようです。

　私も実際に、プロジェクターを使って安全勉強会や近隣説明会を実施しましたが、紙やホワイドボードに比べてインパクトがあるらしくとても好評でした。（安全勉強会は寝る人が増えて少し困りましたが。。。）特に近隣関係者や地元の方は、現場に入らずして写真やビデオ等で工事状況が把握できるので、信頼感の向上に貢献できたのではないかと思います。

　今回は、表示機器としてディスプレイを取りあげます。

　最近では、しばしば大型ディスプレイやプロジェクターを用意して、発注者へのプレゼや進捗報告、地元・近隣関係者への説明、作業員への教育等を行います。特にCALS/ECで中間検査を行う際には、電子データでの検査をスムーズにするのに大型ディスプレイは不可欠でしょう。また、ＣＡＤのような大きな画面ほど効率の上がる作業用として、検査やプレゼ以外でも日常的に使えます。

　電子納品は本来、メールやフロッピーディスク、ＭＯ等による受け渡しでペーパーレスを実現するものです。
　しかし現実には、印刷物の量はむしろ増加しているように思います。ＣＡＤで書かれた図面は現場にもっていくためには印刷するしかありません。デジタルカメラで撮った写真は、立会願いや検査記録に添付するのに印刷する必要があります。集計表やＩＳＯ関連帳票も、追加修正するたび印刷して閲覧しやすくしているのが現
状です。

　以上の点から、電子納品になったからこそプリンターの存在がますます重要になってきます。今回は、用途に応じたプリンターのお話をしましょう。

 

　みなさん、「スキャナー」をご存知ですか。名前の通り、読取装置です。かつては、絵や写真などの画像をパソコンに取り込む装置として使われていましたが、最近では手書きの文章や電子データのなくなったワープロ文書等を取り込むのに使われることが多いようです。

　

　前回に引き続き、記憶装置関連の特集です。今回は、ＭＯ、ＦＤほか様々な記憶装置のお話をします。

　
 

  今回から、電子納品に必要な周辺機器についてお話していきます。まずは、電子納品を行う際に必須となるＣＤ、ＤＶＤについてです。

　　前回のデスクトップに続いて、今回はノートパソコンの選び方についてお話します。

　　パソコン選の選び方については、前々回・前回で、ハード・ソフトのチェックポイントと購入時の注意点をまとめました。
　次はデスクトップタイプとノートタイプの特徴、チェックポイントをお話しようと思います。まず今回は、デスクトップタイプのパソコン選びについてです。

  前回のハード編では、ＣＰＵ・メインメモリ・ハードディスクの３点について、ポイントをお話しました。
　結論からすると、動画や３次元ＣＡＤのような特別な用途でない限り、現在市販されているパソコンは、どれを買っても問題ありません。廉価なパソコン ですと、メインメモリが少ない場合が多いですが、大抵は増設可能。追加購入すればＯＫです。もちろん、実際に作業してみて速度に不満がなければそのままお 使いいただいて結構です。（動かないわけではありませんから。）

　では、市販パソコンの違いはどこでしょう。私はプレインストールソフトにあると思います。今回はソフトと購入のポイントについてお話します。

　　最近、ある人から「パソコンを選ぶのに何かコツはあるか」と聞かれました。その方は、できるだけ安くて高機能のものをと希望され、そうおっしゃったのです。

　前回に引き続き、ＰＤＦのお話です。今回は現場でどのように使うのかをお話しましょう。

　まずは、電子納品関係。

　今回は、ＰＤＦについてお話します。
　ＰＤＦは、Portable Document Formatの略で、1993年、アドビシステムズ社が発表したファイル形式です。
出力形式を公開し、閲覧ソフトを無料配布したため、瞬く間に普及しました。現在では、民間だけでなく官公庁でも、事実上、標準的な電子ファイルの配布形式となっています。

　さて、今回はインターネット導入のお話です。「インターネットがつながってなきゃ、ここも見られないだろ」というツッコミはしないでいただくとして。
　

  「ＧＰＳ」をご存知ですか。略語コーナーにもまとめておきましたが、今やカーナビに携帯、船舶、パソコン用まで幅広く使われています。　登山や迷子捜索にと、幅広い用途のあるＧＰＳ。　測量用として使えることは、あまり知られていないのではないでしょうか。

    回は、前回お話した活用に関する特別編。
　デジタルカメラは写真を撮る機械です。そんなの当たり前とおっしゃるでしょうが、デジタルカメラにはもうひとつ重要な機能が・・前回すこし触れましたが、撮った写真をすぐ見られます。多くの機種では、テレビに写すことも可能。この機能を生かした活用方法があるのです。

　デジタルカメラには、従来のフィルムカメラになかった使い方がいろいろあります。今回は、その辺をまとめてお話します。

　今回は、デジタルカメラに関する注意事項をお話します。

　今回は、デジタルカメラです。「そんなもの知っているよ」とおっしゃる方が大半だと思います。今やフィルムカメラよりも売れており、小さい子供にとっては「カメラはとったらすぐ画面で確認できるもの」というのが常識です。昔では考えられなかったことですね。
　携帯電話にだけでなく、カメラは小さいパソコン、ＰＤＡと呼ばれる携帯端末にまでつくようになりました。

　最近、めっきり公衆電話がなくなりました。携帯電話が普及したためでしょうね。
　昔はコンクリート打設の最終調整に、無線を事務所に飛ばしたり、走って事務所に戻り電話したりしましたが、今は目の前で状況をみながら判断できます。便利ですね。
　二日酔いの日など、現場でゆっくり巡回（？）しようと思っているところに携帯電話が鳴って、上司から「すぐ事務所に戻って来い」・・という不幸もありますが、ともかく段取りに欠かせないものになりました。

 前回 に続き、今回は「現場紹介」に使用できることをご説明しましょう。

使い方として、主に次の３つがあります。

　１．現場進捗状況を施主に見せる
　２．周辺住民への現場説明
　３．新規入場者の受入教育時における説明資料

また、社内安全巡回や労働基準監督署の安全パトロールに際しての説明資料にも使えます。
 

　パワーポイントをご存じですか。簡単に言うと、パソコン上で作る紙芝居のようなソフトです。エクセル、ワードとは異なり、市販パソコンにはインストールされていません。わざわざパソコンショップで買ってまで使う価値があるのかと思われるかもしれませんが、ぜひとも会社に一つ、できたら各パソコンに入れて頂きたい、そんなソフトなのです。
 

２００４年から始まったメルマガをより多くの方にみていただけるよう、MTOSを用いて弊社サイト内にブログを構築し、再掲載することにしました。

よろしくお願いします。