みなさん、パソコンを触らないで一日の業務が済むことがありますか？たぶん、ないでしょう。メールのチェックはもちろん、最近では出退勤管理もパソコンです。さわらないと業務が始まらないと言った感じもありそうです。依存しすぎることはよくないと思いますが、きちんと使いこなせばこれほど助かるものもありません。
ところで、パソコンのデスクトップはどうなっているでしょうか？アイコンだらけになっていませんか？ドキュメントのフォルダはどうでしょう。意外と整理できていない人が多いようです。今回はパソコンの中身を４Ｓできれいにしたいと思います。
１．整理
まずは、整理です。いらないファイルをすてることから始めましょう。たいていの人はデスクトップとドキュメントフォルダを見れば大丈夫だと思いますが、気をつけないといけないのがメール。重要なメールに混ざって広告メールや迷惑メールが入っていたら確実に削除しましょう。今は捨てられないけど、そのうち必要がなくなるだろうファイルやメールは未整理とか削除可能などのフォルダを作って、全部そこにほりこんでしまいましょう。私の経験からいうとまずそこから拾い出すことはありません。１年たっても触らなかったら有無を言わさず削除してください。昔に比べ、大容量のハードディスクが安価に手に入るため、ついつい残しがちですが、バックアップや検索のことを考えると無駄なファイルはないほうがいいに決まっています。ちなみにデスクトップのアイコンが少ないと描画が楽になり、多少は早く感じることもあるかもしれません。
２．整頓
次に、整頓です。プロジェクト別や業務内容別などある基準でカテゴリーを考えてフォルダを作り、そこにファイルを移動していきます。ポイントは２つ。ひとつは、フォルダ名の最初に番号をつけましょう。これなら自分の好きな順番に並び替えることができます。たとえば、春日井とＳＯＦＴというのであれば、ＳＯＦＴが先になってしまいますが001春日井と002ＳＯＦＴならば、春日井が先にできます。３ケタ程度の番号をつけておけば、桁ごとにグループ化もできます。もちろん、000?999まで全部ひとつの階層につくるのは問題ですので、20から30ぐらいを上限値にして、サブフォルダをつくるようにしましょう。もう一つは同じ名前のフォルダで管理したいときは日付を後ろにつけましょう。たとえば、002BackUp(100512)といった感じです。こうすることで日付順の並びかえができるだけでなく、いつそのフォルダを作成したかも一目でわかります。なぜそんなことをいつかというとフォルダは移動やコピーすると更新日付が新しくなるため作成した日付がわからなくなるからです。これはファイルでも同じことで編集しなくても思わず上書き保存したりすると日付が変わってしまいます。だから、ファイルやフォルダで履歴が必要なものはその名前に日付を入れるようにしましょう。
３．清掃
次は清掃です。それは、ゴミ箱やインターネットの一時ファイルなどの削除です。ごみ箱はもしものときの箱なので何も考えずに削除するのはちょっとドキドキするかもしれませんが、大切なファイルをバックアップしてあれば、そんなに困ることはありません。ごみ箱や一時ファイルが大きすぎるとパソコンの調子も悪くなってき
ます。整理整頓が終わったら思い切って削除しましょう。できれば、ついでに大事なファイルをバックアップして、デフラグ（ハードディスクの再配置化）をしてしまうのも有効です。
４．清潔
最後は清潔。すなわち、上記の状態を常に保てるように心がけるということです。「そうはいってもどうしても作成途中や一時的な編集ファイルが残っちゃうよな」という方にお勧めなのが「作業中」というフォルダです。もちろん、野放しにするとこのフォルダにとんでもない量のファイルがある状態になるので、一週間に一度必ず整理整頓する習慣をつけましょう。そうすれば、デスクトップは常にすっきりです。
よく机の整理ができない人は仕事も整理できていないといいますが、パソコンの中も同じことです。４Ｓを実施して、テキパキ仕事をしていきましょう。
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