2008年12月アーカイブ

　ここ数年、ハードディスクの値段が急速に下がってきました。動画やＣＡＤ図面、３ＤＣＧなどファイルサイズの大きなものが増えて、ユーザーが大容量のハードディスクを求めているためでしょう。また、ネットの普及に伴い、ファイル共有も増えてきました。２年半ほど前（H032 オンラインデータストレージサービス）で紹介したサービス以外にも、魅力的なサービスが増えてきましたので、改めて紹介します。


 

　今まで十数回にわたり、業務改善のはじめかたや育て方、探し方をお話してきました。業務改善を探して、はじめて、育てるという一連の流れのヒントが提供できたのではと思います。

　今回は、改善の進捗を目に見える形にする方法についてです。つまり、業務改善の測りかたです。このはかりかたには大きく２つの視点があります。

　

　スケジュールや仕事内容を共有するときどうしていますか？同じ事務所であれば、共有するハードディスクに専用フォルダを設けて、スケジュールややるべき仕事内容をワードに書き込み、みんなで修正していけば簡単です。でも、複数拠点ではどうしたらよいでしょうか。今回は、このような場合に使えるサービスをいくつかご紹介します。

Ｑ９．タスク（やるべきこと）を共有して管理するには？
Ａ９．目標管理サービスを利用しましょう。

［解説］
　[H077目標管理サービスサイト]で、いくつかサイトをご紹介しましたが、これらのサービスは複数メンバーで情報共有が可能です。中でも、おすすめはfixdap。複雑な設定をしないでも参加メンバーの誰がいつまでにやるべきか、簡単に登録できます。また、進行中・完了などの表示も可能なので、進み具合もわかります。

　難点は、各タスクの関連性がわかりづらいことですが、表記を工夫して、番号や記号でグループ化すれば、ある程度はカバーできるでしょう。大切なのは、全体としてどのような仕事があり、どのようにメンバーがかかわっているかを周知できることです。

Ｑ10．スケジュール共有をするには？
Ａ10．カレンダーサービスを利用しましょう。

［解説］
　定例会議やイベント、打ち合わせ日など、メンバーで共有したいスケジュールは結構あります。出欠確認が必要ならともかく、ただ連絡するのに毎回メールを送るのは大変ですし、タイミングよく閲覧されないこともあります。このような時には、メンバーのみが閲覧できるカレンダーサービスを使いましょう。
　Ｙａｈｏｏ！カレンダーやＧｏｏｇｌｅカレンダーは、自分の予定だけでなく複数の人の予定を登録できます。また、メンバー共有のＩＤを用意することで、会議や打ち合わせなどの共有スケジュールを登録すると便利です。

　カレンダーサービスには、リマインダーといって、定刻（２日前・１５分前など）にスケジュールをメールしてくれる機能があります。これで、カレンダーを確認しなくても会議を忘れることがなくなります。催促メールをするのに抵抗がある方は、ぜひ利用してみましょう。

Ｑ11．特定のメンバーである議題を打合せするのにいい方法は？
Ａ11．閲覧制限のできる掲示板サービスを利用しましょう。

［解説］
　最近はあまり聞かなくなりましたが、掲示板は情報共有ツールとして古くからある定番サービスです。テーマを決めて、それに対する問題提起や解答、意見、感想などを関係づけて書き込めます。いくつかの掲示板サービスでは、閲覧制限を設けることができますので、社内限定・メンバー限定の議題も簡単です。

　また、メーリングリストも議題打ち合わせに使えます。その場合、新しい発言は返信メールを使わないというルールを守るようにします。ネットを見なくても、メーラーに保存されるのが便利ですが、閲覧性にかけるのが難点です。

　そして、意外と使えるのが閲覧制限付きのブログです。掲示板では写真な
ど容量の関係で掲載が難しいものが、ブログではほぼＯＫ。また、閲覧制限によりメンバー限定の議題も掲載できます。何より記入が容易で、ＩＴに不慣れなメンバーがいてもわずかな教育で参加できるのが利点です。


 

　高速道路の無料化もしくは定額制による景気対策は実現するのでしょうか。少々ハテナマークがつきそうですが、この恩恵を受けるために必須なのがＥＴＣの取付です。２００８年１１月時点で、７５％の方がＥＴＣを利用しているとの調査結果がでています。料金所での渋滞緩和だけでなく、料金所面積の縮小に伴う用地取得費用の減少・追加のＩＣ設置の可能性拡大など、ＥＴＣのメリットは多くあります。もちろん、利用者の最大メリットは各種の割引制度ですが、今後は駐車場やガソリンスタンド、ドライブスルーの決済などにも使われる可能性があり、車関連の決済手段として期待されています。
　今回は、年末に向けて、利用が増えそうなＥＴＣに関連するサイトを集めました。