2008年5月アーカイブ

　最近、メールで会話を済ませる子供たちが増えてきたようですが、上手に表現できない、もしくは相手のことを考えずに書くことで、事件も起きています。ビジネスの世界でも、感じの悪い一方的なメールを受け取って、トラブルとなるケースがあります。
　今回はネチケット（ネットワーク上のエチケット）、ネットマナーと呼ばれるサイトを特集しました。ほとんどが一般的なエチケットやマナーと同様のものですが、なかにはネットならではの注意事項もあります。初心者の方はもちろんのこと中級者以上のかたもぜひサイトをご覧になり、自身の書き方の確認をしていただくようおすすめします。

 

　これまで３回にわたり、業務改善の始め方のお話をしました。
　
　・他社事例を学ぶ。
　・ブレーンストーミングを行う。
　・ＩＴ化は最後に行う。

　まだ他にも留意点はありますが、とりあえず始められる段階になったとして次のステップに入ります。今回から、業務改善の育て方をお話していきます。

　

　前回は、パワーポイントに関連して、パソコンでプレゼをやるときの注意事項を中心にお話ししました。今回はパワーポイントの機能のうち、みなさんがあまりお使いでないものを紹介します。

　まずは、スライドマスタ。ほとんどの方は、デザイン変更をするのに、あらかじめ用意されたスライドのデザインを選ぶだけではないでしょうか。実は自分で作れることを意外をご存じないないようです。素の状態から作り出すのは難しいですが、既存のデザインをちょっと加工すれば簡単にオリジナルデザインが作成できます。

　作業手順としては、変更したいデザインを選択したのち、［表示］?［マスター］?［スライドマスタ］を選びます。すると、いつもの画面とは異なり、いろいろな領域がわかるような表示になります。例えば、会社のロゴや著作権表示などを入れておけば、全スライドに適用されます。これだけでも印象がずいぶんかわりますね。（ただし、大きなロゴやイラストを入れると、かえって表示が分かりにくくなりますのでおすすめしません。）また、気に入ったデザインだが少々イラストサイズが大きすぎるとか、文字位置を少しずらしたいなどの要望も、マスターを変更すれば一括変更が可能です。

　このスライドマスタを使いこなせるようになると、自分のデザインとしてネット上でアピールしたくなくこともあるでしょうが、それはあくまでも白紙から作り出したものだけにしてください。何らかのデザインを修正した場合は、元のデザインの著作権がありますので、個人使用にとどめるものとします。

　次にご紹介するのは、図形描画での配置・整列と回転・反転です。
パワーポイントでは、図形描画はプレゼする内容をわかりやすくするのに必須のアイテムで、当然、多くの方が四角や丸、矢印などの図形を使って提案内容を表現します。しかし、微妙にずれていたり統一感がなかったりすることがあり、それは［図形の調整］ボタンを押したことがない方に多く見られます。
　この［図形の調整］ボタンの中には、様々な図形描画の支援メニューが入っています。この中の順序とグループ化は、右クリックメニューにも入っていますが、配置・整列と回転・反転はご存じない方が多く、苦心しながらマウスで微調整されているようです。

　配置・整列には、左右と上下に高さをそろえる配置と、等間隔にする整列がありますが、単独使用より複数のメニューを組み合わせると効果が大きくなります。
　これについては、習うより慣れろの感がありますので、ぜひ、みなさんでお試しください。

　回転・反転のうち、回転はオートシェイプの書式設定からも数値で設定できますが、反転はできません。オートシェイプのメニューには、三日月のように左側だけ膨らんでいるものとか平行四辺形のように右側にだけ傾いているものしか（標準で）はいっていません。台形も下だけが小さくなっているもののみです。
　というのは、この反転メニューで反転すれば、左右・上下を変えたものを作れるからなのです。これを知らないでいると、反転したものをつくるのにわざわざフリーフォームを使うしかありません。
　近くでお困りの方がいらっしゃたら、ぜひ教えて差しあげてください。実は私も、最初のうちこのメニューに気付かず、ずいぶん大変な思いもしました。この反転は既存オートシェイプの最も強い味方と言えるでしょう。

　オフィスソフトの紹介の６回目です。今回は、再びパワーポイント関連で、中級者向けのサイトを中心にご紹介します。前回のサイト紹介ではちょっと物足りなかった方はぜひご覧ください。

 

　これまでに、業務改善のはじめかたとして、以下の２点をお話しました。

　・他社事例を学ぶ。
　・ブレーンストーミングを行う。
　
　今日は少し視点を変えて、必ず意識していただきたいことをお話します。
「ＩＴ化は最後の手段とし、安易に使わない」ことです。タイトルが「ＩＴでらくらく建設業」なのにそんなこと言うなんて？と言われそうですが、本当にらくをするには、無駄なＩＴをしないことも重要なのです。その理由を説明しましょう。